Workforce Management — управление трудовыми ресурсами

Любой компании необходимо научиться управлять трудовыми ресурсами. Это помогает повысить эффективность работы организации, так как сотрудники знают свои обязанности и цели, они могут лучше координировать свою работу. Также появляется возможность улучшить качество продукции или услуг. В этой статье мы поговорим о методике, которая помогает упростить все эти процессы — о системе WFM.

Что такое WFM-система?

Это система, которая помогает оптимизировать планирование рабочего времени работников, повышает эффективность работы персонала. Ее особенностью является то, что она позволяет точно прогнозировать объем задачи потребности в персонале на основе исторических данных и текущих тенденций. Кроме того, методика предоставляет инструменты для создания графиков, учета отпусков, контроля за выполнением задач.

Зачем нужны WFM-системы

ВФМ решают сразу несколько задач. Главная их функция — улучшение планирования рабочего времени за счет автоматического определения количества персонала для выполнения определенных задач в определенный период времени. Это позволяет избежать перегрузок или недостаточной загрузки работников.

Вторая функция заключается в оптимизации затрат на персонал. Компания может сократить расходы на оплату сверхурочных часов или найм дополнительных работников. Третья функция — повышение эффективности работы персонала благодаря отслеживанию выполнения всех задач, что помогает быстро выявлять проблемы, корректировать выполнение задач командой.

Благодаря такой методике также можно прогнозировать объемы задач. Система анализирует данные о выполненных задачах, а затем на основе этих сведений определяет будущие объемы работ, что позволяет более точно планировать ресурсы.

Дополнительный плюс подхода — улучшение качества обслуживания клиентов благодаря точному планированию графика работы сотрудников.

Компоненты системы

Первый компонент WFM — это планирование работы. Он позволяет создавать графики для каждого сотрудника. При этом учитываются различные факторы, такие как количество рабочих часов, перерывы, отпуска, больничные.

Второй компонент — учет рабочего времени. Руководитель может отслеживать, сколько времени каждый человек проводит на месте, какие задачи он выполняет. Это помогает контролировать эффективность использования трудовых ресурсов.

Третий компонент — мониторинг производительности. Можно оценивать качество работы сотрудников, определять причины низкой эффективности. На основе полученных данных можно проводить корректировку рабочих графиков или обучение персонала.

Четвертый компонент — анализ данных. Он предоставляет информацию о том, как используются трудовые ресурсы компании. С его помощью легче принимать решения по оптимизации процессов, повышению эффективности работы.

Список систем Workforce Management

Системы WFM разрабатываются и в России, и в других странах. У отечественных программ есть свои преимущества — во-первых, они разработаны с учетом специфики российского законодательства, а также бизнес-процессов. Во-вторых, их стоимость невысока по сравнению с зарубежными аналогами. Это особенно важно для малого или среднего бизнеса.

Российские

Есть две наиболее известных программы. Первая — «Оптимальные расписания» от компании Teleopti Russia. В ней можно создавать оптимальные графики для каждого человека, учитывая его пожелания, навыки, законодательные ограничения, требования бизнеса. Также предоставляются инструменты для анализа данных об эффективности работы персонала.

Вторая программа WFM — это «Аксиома» от компании Axiom Systems. Она многофункциональная, позволяет гибко управлять персоналом с помощью модулей для составления графиков, учета рабочего времени, управления задачами, контроля качества обслуживания клиентов.

Зарубежные

К наиболее популярным ПО можно отнести Kronos Workforce Central. Здесь не только предлагается широкий спектр инструментов для управления персоналом, но и возможность интеграции с другими программами (HRM, ERP).

Второй вариант — Infor Workbrain. Здесь также можно составлять графики, вести учет рабочего времени. Возможна интеграция с HRM или ERP. Третий вид зарубежной программы — Oracle PeopleSoft Enterprise Human Capital Management. Это комплексное решение для управления человеческими ресурсами.

Наконец, четвертое ПО Workforce Management — это SAP SuccessFactors Employee Central.

Это облачное решение для управления персоналом, которое включает в себя модуль для управления трудовыми ресурсами.

Проблемы традиционных систем для управления персоналом

Одна из основных проблем — отсутствие автоматизации процессов. Задачи выполняются вручную, что приводит к ошибкам. Кроме того, традиционные решения предполагают хранение данных о сотрудниках в различных местах, что затрудняет получение полной картины о каждом работнике, то есть нет единой платформы.

Сложности возникают и с анализом данных: руководитель не может получить полную картину о производительности персонала, эффективности бизнес-процессов. Еще одна проблема — недостаточная гибкость, отсутствие возможности быстро адаптироваться к изменяющимся потребностям бизнеса.

Преимущества управления персоналом с помощью WFM

Чем же полезна WFM система, что это за инструмент? Это отличное решение для:

1. Оптимизации рабочего времени. При этом учитывается навыки, опыт, загруженность персонала. Это помогает сократить затраты на оплату сверхурочных задач, повысить эффективность использования ресурсов.
2. Улучшение планирования. Благодаря инструментам для создания планов работы, учета отпусков, автоматического расчета потребности в персонале позволяет более точно прогнозировать нагрузку, своевременно реагировать на изменения в процессах.
3. Увеличение производительности. Оптимизация рабочего времени помогает сотрудникам получать более точные задания, лучше распределять свое время.
4. Сокращение ошибок. Автоматизированные решения позволяют избежать ошибок при составлении рабочих графиков, расчете заработной платы.

Дополнительное преимущество — улучшение коммуникации. Улучшается обмен информацией между сотрудниками и руководством, поэтому возникающие проблемы решаются быстро, а еще обеспечивается эффективная работа команды.

Какие проблемы решаются при помощи использования системы

WFM система — это отличное решение для точного прогнозирования количества рабочих часов, их распределения между сотрудниками. Это помогает избежать переработок или недоработок. За счет того, что программа автоматически создает графики на основе данных о рабочем времени и потребностях компании, не нужно составлять расписания вручную.

ПО ведет точный учет отпусков и больничных. Это облегчает процесс планирования замен, сокращает потери эффективности.

А благодаря инструментам для анализа производительности работников можно выявить слабые места в работе команды, вовремя принять меры по улучшению эффективности.

Эффективность использования WFM

WFM решения играют важную роль в работе над увеличением производительности труда. ПО определяет оптимальное количество персонала для выполнения определенных задач, что повышает эффективность работы, сокращает затраты времени на выполнение проектов. Дополнительно сокращаются затраты на персонал, так как можно избежать переплаты за излишнюю рабочую силу.

Также улучшается качество обслуживания клиентов — грамотное планирование графика позволяет обеспечить необходимую доступность специалистов для решения проблем клиентов в любое время. Уменьшается количество ошибок при составлении графиков, назначении задач, контроле их выполнения.

Решения эффективны еще и потому, что повышается мотивация персонала благодаря тому, что устанавливаются четкие задачи для каждого сотрудника, что способствует его профессиональному развитию, повышению самооценки.

Функции системы управления персоналом

WFM-системы позволяют создавать рабочие графики для каждого сотрудника, учитывая его доступность и предпочтения. Они отслеживают время, затраченное на выполнение задач, чтобы определить производительность работников, выявить возможные проблемы в организации труда.

Программа автоматически распределяет задачи между сотрудниками на основе их квалификации. Она же занимается мониторингом производительности каждого человека, что позволяет быстро выявлять проблемы, принимать меры для улучшения работы команды.

Еще одна функция — анализ данных. Идет сбор информации о работе персонала, прогнозируются будущие потребности в работниках.

Плюс к тому, ПО выполняет задачи по управлению отпусками и больничными, что обеспечивает непрерывность деятельности компании.

Примеры применения

Программу ВФМ можно использовать в сфере розничной торговли. Она может автоматически создавать график работы для каждого сотрудника на основе его расписания, отслеживать выполнение задач (уборка магазина, проверка наличия товаров на полках).

В производстве такое ПО также может помочь. С его помощью можно оптимизировать производственные процессы, сократить затраты на рабочую силу, повысить качество продукции, параллельно анализируя данные для определения узких мест в процессе производства.

В финансовой отрасли программа поможет управлять персоналом — автоматически создавать графики для сотрудников, учитывая их расписание, отслеживать обработку заявок на кредит или страхование. 

Еще один пример — сфера здравоохранения. Лечебное учреждение может благодаря внедрению нового подхода сократить очереди, повысить качество обслуживания пациентов. Можно автоматически создавать рабочие графики для врачей и медсестер, учитывая их расписание, отслеживать прием пациентов или проведение процедур. 

Будущее систем управления персоналом

WFM в будущем — что это такое? Ожидается, что такие программы будут использовать большие данные для анализа производительности персонала, а также определения областей, требующих улучшения. Также будет еще более активно происходить автоматизация рутинных задач (обработка заявок на отпуск, учет рабочего времени), что позволит сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах.

ПО будут становиться все более мобильными, позволяя сотрудникам получать доступ к информации, выполнять задачи в любое время. Их можно будет интегрировать с другими корпоративными решениями (CRM или ERP), чтобы обеспечить единый интерфейс для управления всеми аспектами бизнеса.

В ходе развития бизнеса важно не только налаживать внутренние процессы, но и работать над привлечением клиентов. Если вы хотите заняться продвижением сайтов, обратитесь за помощью к нам. Мы проведем техническую подготовку ресурса, построим воронку продаж, разработаем дизайн сайта, создадим полезный контент и выполним другие важные задачи.