Как работает система Workflow в компании

В работе любой компании важно правильно организовать повседневные задачи персонала. Руководителю нужно распределить задачи между сотрудниками, автоматизировать процессы, при этом улучшив коммуникацию внутри организации. Для этого разрабатываются специальные программы, об одной из них мы поговорим в этой статье.

Workflow — что это такое простыми словами?

Workflow — это программная платформа, название которой дословно переводится как «поток работ». Здесь процесс и связанные с ним подпроцессы представлены в графическом виде. С помощью такой программы можно значительно повысить эффективность работы сотрудников, а также увеличить качество выполнения задач. Руководитель или персонал может создавать новые процессы, редактировать их или удалять, если они больше не нужны. Кроме того, упрощается контроль за выполнением задач, назначение ответственных лиц.

Возможности workflow-систем

Системы Воркфлоу предоставляют множество возможностей для бизнеса:

1. Автоматизация процессов. Можно создавать шаблоны рабочих операций, чтобы использовать их многократно. Это значительно упрощает работу сотрудников, уменьшает вероятность ошибок.
2. Управление задачами. Руководителю доступно назначение задач конкретным специалистам, определение сроков их выполнения, отслеживание прогресса.
3. Уведомления о событиях. Система может отправлять оповещения о различных событиях (завершение задачи, изменение статуса проекта).
4. Отчеты и аналитика. Есть возможность генерировать отчеты о выполнении задач, затраченном времени, других параметрах работы компании.
5. Интеграция с другими программами. Это CRM, системы электронного документооборота.

При этом данные организации находятся под защитой благодаря встроенным инструментам безопасности.

Удобно и то, что большинство таких программных продуктов имеет интуитивно понятный интерфейс, что облегчает работу пользователей.

Преимущества использования систем Workflow

Workflow — это эффективный подход к решению задач. Вот несколько его преимуществ:

1. Ускорение процессов. Автоматизируются рутинные задачи — например, заполнение форм или отправка электронной почты.
2. Оптимизация операций. Отслеживается каждый этап рабочего процесса, поэтому можно легко выявить узкие места, повысить эффективность работы.
3. Улучшение коммуникации. Создается единая платформа для обмена информацией между сотрудниками.
4. Сокращение ошибок. Повышается качество работы в целом, исчезает необходимость исправлять ошибки.
5. Анализ данных. Собираются все сведения о выполненных задачах, что позволяет оценить производительность сотрудников, определить области для улучшения.

Многие виды ПО обладают гибкостью настройки под конкретные потребности бизнеса, что позволяет адаптировать их к любым изменениям.

Low Code и No Code Workflow

Low Code и No Code в Воркфлоу — что это такое? Первый термин имеет перевод «мало кода», второй — «без кода». Это методологии разработки, которые позволяют создавать приложения без традиционного программирования. Вместо написания строк кода используются визуальные инструменты, например, перетаскивание мышью.

С помощью таких инструментов можно ускорить создание приложений, снизить затраты на разработку, упростить участие бизнес-пользователей в ходе разработки.

Это особенно полезно для быстрого прототипирования и MVP (minimum viable product), когда нужно быстро проверить идею сервиса.

Система Workflow на практике

Воркфлоу — это уже не новая методика: ее начали использовать еще в 80-х годах прошлого века. В то время она помогала автоматизировать обработку документов, управление потоком информации внутри организации. Спустя еще 10 лет подход стал набирать популярность в продажах, логистике, управлении клиентскими базами данных.

Для каких предприятий предназначены отечественные разработки?

Work flow от российских разработчиков полезны для банковских учреждений, где они используются для автоматизации обработки кредитных заявок, выдачи кредитов, управления счетами клиентов. Также они подходят для компаний, работающих в сфере телекоммуникаций — упрощается подключение новых абонентов, управление услугами, обработка обращений пользователей.

В этот список можно включить и организации государственного управления, где ПО помогает вести документооборот, обрабатывать заявления граждан, контролировать исполнение. Лечебные учреждения могут использовать методику для записи пациентов на прием, ведения медицинских карт, управления ресурсами, а на производстве можно будет более тщательно проводить контроль качества продукции, управлять складом и логистикой.

Виды программ для бюджетных процессов

Что такое workflow для бюджетных процессов? Обычно это комплексные решения, включающие в себя все этапы, начиная от планирования бюджета до его исполнения и анализа. Руководитель может ускорить все операции, анализировать финансовые показатели, прогнозировать будущие расходы, а также доходы. Примеры таких программ — SAP ERP, Oracle E-Business Suite, Microsoft Dynamics AX.

Также существуют системы управления финансами, обеспечивающие автоматизацию бухгалтерского учета, казначейства, управления кредиторской и дебиторской задолженностью, расчета заработной платы. В качестве примера можно привести 1C.

Третий вид ПО изначально предназначен для управления проектами. Его можно использовать для планирования, контроля и управления бюджетными проектами. В ходе работ руководитель может отслеживать затраты, сроки, анализировать результаты, а потом принимать решения на основе данных. Это, например, Microsoft Project, Primavera, Atlassian Jira.

Отличия систем Workflow и BPMS

Workflows работает над автоматизацией операций, позволяя упорядочить работу сотрудников, контролировать выполнение задач. Программа может использоваться для управления документами, контроля за исполнением поручений, а также других рутинных операций. Она имеет ограниченный функционал, поэтому подходит для небольших компаний или отделов.

BPMS (Business Process Management System) — это более сложная система, которая позволяет управлять всеми аспектами бизнес-процесса: от планирования до анализа результатов. Она может использоваться для оптимизации работы компании, повышения эффективности процессов, улучшения качества продукции/услуг. BPMS обладает большим количеством функций, включая моделирование операций, мониторинг выполнения задач, анализ данных.

Особенности автоматизации с помощью систем Workflow и BPM

Что такое Воркфлоу, в чем ее основная особенность? Дело в том, что она предоставляет возможность создавать сложные цепочки действий, которые могут включать в себя различные этапы и участников. Это позволяет контролировать выполнение задач на каждом этапе процесса, обеспечивая своевременную передачу информации между участниками.

Системы BPM имеют более широкий функционал, который включает в себя анализ операций, моделирование бизнес-процессов, разработку программного обеспечения для автоматизации этих процессов и управление ими. Кроме того, можно изменять процессы без необходимости переписывать код приложения.

Обе программы помогают экономить время сотрудников, контролировать выполнение задач на каждом этапе процесса, сводя к нулю возможность совершения ошибок. Также можно анализировать текущие операции, чтобы оптимизировать их для повышения эффективности работы компании.

Занимаясь организацией повседневных задач персонала, не забудьте о развитии своего бизнеса в интернете. Поручить продвижение сайта вы можете нам — вместе со сторонним ПО мы используем собственный сервис Webtronica, который помогает продвигать онлайн-проекты с наименьшими затратами времени, сил и денег.