ERP‑система: что это такое, как работает и какую выбрать для интеграции

Современные компании могут быстро выстроить бизнес-процессы с помощью специализированных инструментов. Чтобы их выбрать, нужно в первую очередь определить цели и задачи проекта. Необходимо понять, какие проблемы существуют в текущей системе управления бизнесом, как их можно решить с помощью нового подхода. В этой статье мы рассмотрим одну из таких систем.

Что такое ERP-системы

ERP-система, что же это такое? Расшифровка этой аббревиатуры — Enterprise Resource Planning. Этим термином обозначают комплексное программное обеспечение для планирования ресурсов предприятия. Его назначение — автоматизация бизнес-процессов компании. Сюда входит производство, финансы, цепочки поставок, кадровый учет, управление отношениями с клиентами.

Инструмент позволяет собрать все данные о работе компании в единую базу данных, а также обеспечить одновременный доступ к информации всем сотрудникам, которым это необходимо. Благодаря этому можно оперативно получать актуальные сведения о состоянии дел в организации, быстро принимать взвешенные управленческие решения.

Какие бывают ERP: классификация, виды и назначение

Мы знаем в целом про систему ERP, что это такое, теперь рассмотрим их виды:

1. Модульные. Они наиболее популярны. Комплекс состоит из различных модулей, каждый из которых отвечает за определенную функциональность. Например, модуль управления финансами, модуль управления производством.
2. Интегрированные. В них объединяются все модули в единую платформу. Это позволяет пользователям работать со всеми данными из одного интерфейса.
3. Специализированные. Разрабатываются для определенных отраслей или типов предприятий. Например, для розничной торговли или производства автомобилей.
4. Облачные. Предоставляются через интернет, доступ к ним осуществляется через браузер из любого места, в любое время.

Благодаря внедрению таких инструментов можно улучшить эффективность работы организации, снизить затраты на управление ресурсами, повысить качество продукции, улучшить взаимодействие между различными отделами компании.

Какие задачи решает внедрение ERP

ERP-система позволяет решить множество задач, наладить управление:

1. Финансами. Можно автоматизировать процессы учета доходов, расходов, бюджетирования, управления кассовыми операциями. В результате повышается точность финансовых отчетов.
2. Запасами. Компания может управлять запасами товаров или материалов на складе — отслеживать их наличие, прогнозировать спрос на них, оптимизировать заказы поставщикам для минимизации затрат на хранение.
3. Производством. Можно контролировать все этапы изготовления продукции — от планирования до выпуска готовой продукции.
4. Персоналом. Можно автоматизировать процессы найма новых сотрудников, расчета заработной платы, учета рабочего времени.
5. Отношениями с клиентами. Это включает в себя учет контактной информации клиентов, историю взаимодействий с ними, обработку заявок клиентов.

Помимо того, можно проводить аналитику данных — получать информацию о продажах, затратах, производительности, других ключевых показателях эффективности бизнеса.

Отличие ERP от CRM

ЕРП в первую очередь нацеливается на оптимизацию внутренних процессов компании, а CRM — на управление взаимоотношениями с клиентами, что помогает компаниям лучше понимать свою аудиторию. Однако обе системы могут работать вместе для достижения общей цели повышения эффективности бизнеса.

Преимущества и недостатки ERP

К преимуществам можно отнести следующие факторы:

1. Увеличение эффективности работы. Процессы оптимизируются, можно сократить время выполнения задач благодаря автоматизации рутинной работы.
2. Повышение точности данных. Благодаря получению актуальной информации о всех процессах компании уменьшается вероятность ошибок при принятии решений.
3. Улучшение коммуникации внутри компании. Все отделы могут работать вместе более эффективно, обмениваясь информацией, координируя свои действия.
4. Анализ данных. Это позволяет взвешенно принимать стратегические решения на основе фактов.

Недостатки использования системы ERP:

1. Высокая стоимость внедрения. Особенно это касается крупных организаций, имеющих сложную структуру.
2. Необходимость обучения персонала. Это может потребовать много времени, а также ресурсов.
3. Сложности интеграции. Если компания уже использует другие подходы, нужно будет тщательно продумать процесс внедрения нового метода.
4. Риск потери данных. Сервис при неправильной настройке или использовании может потерять важные сведения.

В целом, данный подход помогает улучшить эффективность работы компании, но перед внедрением необходимо тщательно оценить все преимущества, а также недостатки метода.

Как устроены ERP-системы: «скелет» и модули

В основе методики лежит единая база данных, которая содержит всю информацию о деятельности организации. Она состоит из нескольких модулей, каждый из которых отвечает за определенную область управления предприятием.

Вот перечень основных модулей ЕРП системы:

1. Финансы и бухгалтерия. Автоматизируется учет доходов с расходами, упрощается формирование отчетности, контролируются финансовые потоки.
2. Управление производством. Оптимизируются все процессы производства, начиная от планирования до контроля качества готовой продукции.
3. Управление складом. Этот модуль обеспечивает эффективное управление запасами товаров на складе, включая их приемку, хранение, отгрузку.
4. Управление продажами. Нужен для организации работы отдела продаж, включая обработку заказов клиентов, ведение базы данных контрагентов, контроль выполнения договоров.
5. Управление персоналом. Позволяет упростить прием на работу новых сотрудников, обучение персонала, расчет заработной платы.

Есть еще один модуль, который обычно используют организаций, — управление проектами. Он позволяет запланировать выполнение задач, проконтролировать этот процесс.

Типы развертывания ERP-систем

Есть несколько типов, выбор нужного варианта зависит от потребностей организации. Например, облачные модели подходят для тех, кому нужна гибкость в масштабировании ресурсов. Локальные предпочтительны для крупных предприятий со сложной инфраструктурой. А гибридные системы ERP выбирают те, кто хочет использовать возможности обоих подходов одновременно.

Облачная ERP-система

Данные размещается на серверах поставщика услуг. Пользователи могут получать к ним доступ через интернет из любого места. Подход не требует больших начальных инвестиций, затрат на поддержку, поскольку все техническое обслуживание выполняется провайдером.

Локальная ERP-система

ПО устанавливается непосредственно на серверах компании. Все данные хранятся внутри организации, что обеспечивает полный контроль над данными, большую степень безопасности, чем в случае с облачным подходом. Однако начальные вложения здесь выше, а еще нужно постоянно проводить техническое обслуживание самостоятельно.

Гибридная ERP-система

Гибридная ERP — это комбинация двух предыдущих подходов. Некоторые компоненты размещаются локально (обычно это конфиденциальные данные), а другие находятся в облаке. Это обеспечивает особую гибкость в работе бизнеса.

Зачем ERP-системы бизнесу: прозрачные процессы, меньше ошибок

Чтобы обеспечить прозрачность процессов, нужно хранить все данные о работе компании в единой системе. Это облегчает контроль за выполнением задач, принятие решений на основе актуальной информации. А за счет автоматизации снижается вероятность ошибок при вводе данных или расчетах.

Кроме того, программы могут автоматически уведомлять пользователей об ошибках, сразу предлагая решения для их исправления.

Мы уже изучили ЕРПИ систему, что это такое, для чего нужно. А кому именно стоит внедрить эту методику? В этот список в первую очередь входят организации, у которых есть несколько разрозненных отделов, которые плохо взаимодействуют друг с другом. Например, бухгалтерия ведется в одной программе, складской учет — в другой, а CRM — в третьей.

Также данный подход будет полезен для руководителей, которые хотят улучшить контроль над процессами внутри компании, чтобы отслеживать прогресс. При росте бизнеса тоже лучше начать вовремя внедрять этот подход, чтобы упростить управление большим количеством сотрудников. Еще два показателя — желание автоматизировать рутинные задачи, а также оптимизировать затраты на персонал.

Обзор популярных ERP-систем

Есть разные системы ЕРП:

• SAP ERP. Предоставляет широкий функционал для управления финансами, логистикой, производством, персоналом.
• Oracle E-Business Suite. Предлагает большой набор функций для автоматизации бизнес-процессов.
• Microsoft Dynamics AX. Ориентирована на средние и крупные предприятия, подходит для управления логистикой, другими процессами.
• Infor LN (ранее Baan). Удобна для управления производственными компаниями.
• Epicor ERP. Нацелена на малый и средний бизнес. 

Каждая из этих методик имеет свои преимущества и недостатки, поэтому выбор конкретной зависит от потребностей вашей компании.

Как внедрить ERP в действующий бизнес: пошаговая инструкция

ERP система — это полезный инструмент для бизнеса. Вот пошаговая инструкция для ее успешного внедрения:

1. Определите цели и задачи проекта. Важно разобраться, какие проблемы нужно решить, какого результата вы ожидаете.
2. Выберите подходящее решение. Оно должно наилучшим образом соответствовать потребностям вашего бизнеса.
3. Создайте команду проекта. В нее должны войти представители всех подразделений компании, которые будут использовать новый инструмент.
4. Проведите анализ текущих процессов и данных. Это поможет выявить слабые места в работе компании, оптимизировать процессы перед внедрением нового подхода.
5. Разработайте план внедрения. Он должен включать все этапы работы над проектом, начиная от выбора поставщика и заканчивая обучением персонала.
6. Начните обучение персонала. Все сотрудники должны знать, как работать с новой методикой, как эффективно использовать ее возможности.
7. Запустите тестовую версию. Она позволит проверить работоспособность сервиса, выявить возможные ошибки до начала полноценной эксплуатации.

Запустив ЕРП, оптимизируйте процессы — проведите анализ результатов, внесите необходимые корректировки в работу компании.

Будущее ERP

Система ERP — это перспективный инструмент. Ожидается, что в ближайшем будущем в нее будет внедряться искусственный интеллект (AI), а также машинное обучение (ML). Это позволит еще успешнее автоматизировать рутинные задачи, предсказывать потребности клиентов, оптимизировать бизнес-процессы.

Кроме того, все больше компаний начинают использовать блокчейн-технологии для повышения безопасности данных, а также прозрачности транзакций.

Если вы хотите вплотную заняться вопросами развития бизнеса, мы можем вам помочь. Просто обратитесь за консультацией по продвижению в интернете в нашу компанию.