Приложения для эффективного тайм-менеджмента

Основы тайм-менеджмента на практике применяет множество компаний по всему миру. Это особенно актуально для стартапов, которым нужно успеть выйти на рынок раньше конкурентов, колл-центров, где важно не допустить перегрузок, банков, в работе которых задержки могут вызвать потерю доверия клиентов.

Этот список можно продолжать долго. Вот почему применять методы тайм-менеджмента нужно научиться любой организации. В этой статье мы расскажем о приложениях, которые помогут компаниям рационально распределять время руководителей и подчиненных.

Зачем нужен планировщик

Вот несколько ключевых причин, почему компании используют планировщики:

1. Повышение эффективности работы. Программы позволяют сотрудникам четко видеть свои задачи, приоритеты, а также сроки выполнения. Это помогает избежать хаоса. Сотрудники могут лучше управлять своим временем, сосредоточившись на наиболее значимых заданиях.
2. Улучшенная координация команды. В крупных компаниях работа часто требует взаимодействия множества сотрудников. Планировщики помогают синхронизироваться всем участникам проекта — каждый специалист может отслеживать прогресс коллег, вовремя реагировать на изменения.
3. Контроль за выполнением задач. Руководители могут легко следить за тем, какие проекты уже выполнены, а какие еще находятся в процессе. Это позволяет оперативно выявлять проблемы, вовремя их устранять. Кроме того, такая прозрачность способствует подотчетности каждого сотрудника.
4. Оптимизация ресурсов. С помощью приложений ресурсы распределяются более эффективно. Например, зная загрузку сотрудников, можно избежать перегрузки одних и недозагруженности других. Это также касается материальных ресурсов — вы можете учитывать доступность оборудования.
5. Минимизация ошибок. Когда все задачи фиксируются в одном месте, снижается риск забыть о чем-то важном. Это особенно актуально для сложных проектов, где множество мелких деталей может повлиять на конечный результат. Планировщики хорошо структурируют всю информацию.
6. Прогнозирование и планирование. Возможность заранее планировать дела на долгосрочную перспективу позволяет компаниям лучше прогнозировать результаты своей деятельности. Это дает возможность своевременно корректировать планы, избегая неожиданных проблем.
7. Анализ производительности. Многие современные программы предоставляют аналитические инструменты, позволяющие оценивать производительность сотрудников, а также команд в целом. Это помогает выявить узкие места в рабочих процессах, принять меры для их устранения.

Также некоторые приложения включают функции автоматизации — напоминания, уведомления, повторяющиеся задачи. Дополнительно планировщики служат инструментом мотивации сотрудников, так как видимый прогресс помогает им работать эффективнее. 

Каким должен быть идеальный планировщик задач

Вот несколько ключевых характеристик, которыми должны обладать программы:

1. Простота использования. Интерфейс должен быть понятным, чтобы пользователь мог быстро освоить работу с ним без долгого обучения. Простые функции добавления, редактирования и удаления заданий должны быть доступны буквально за пару кликов.
2. Многофункциональность. Важно, чтобы была возможность создавать задачи с различными параметрами: сроки выполнения, приоритеты, напоминания, метки, категории. Также в программе должна быть функция интеграции с календарем для планирования времени.
3. Настраиваемость. Пользователь должен иметь возможность настроить планировщик под свои нужды: изменить внешний вид, добавить нужные поля, выбрать удобные способы отображения задач (списки, доски Канбан, календарь). Это поможет лучше организовать работу.
4. Синхронизация. Планировщик должен работать на разных устройствах (компьютер, смартфон, планшет), а также синхронизироваться между ними, чтобы всегда иметь доступ к актуальной информации. Это повышает удобство использования приложения.
5. Уведомления. Оповещения о приближающихся дедлайнах или важных событиях помогают избежать пропуска сроков. В хороших программах можно настраивать напоминания через различные каналы связи: push-уведомления, email, SMS.
6. Интеграции с другими сервисами. Не лишней будет встроенная интеграция с популярными инструментами для повышения эффективности: почтовыми клиентами, мессенджерами, облачными хранилищами данных. Иногда предоставляется API для создания собственных интеграций.
7. Анализ производительности. Отчеты и аналитика позволяют отслеживать прогресс, выявлять узкие места, а также вовремя корректировать планы. Для визуализации заданий программа может предоставлять графики и диаграммы, чтобы было проще оценивать результаты.

Как и любые другие приложения, планировщики должны обеспечивать надежную защиту данных от несанкционированного доступа, шифрование информации при передаче и хранении. Если планировщик используется в команде, то должна быть функция назначения задач другим участникам проекта, комментирование проектов, отслеживание прогресса.

Подборка лучших программ и приложений 

Есть много онлайн-планеров, у которых примерно одинаковый набор функций. Но каждая программа имеет свои особенности, поэтому разные компании выбирают подходящие инструменты индивидуально под себя. Далее мы рассмотрим самые популярные приложения, которые используются в бизнесе чаще всего.

Any.do

Сервис доступен на всех основных платформах: веб-версия, мобильные приложения для iOS и Android, а также расширения для браузеров.

Основные функции Any.do:

• Создание списков дел с возможностью установки напоминаний.
• Синхронизация между устройствами.
• Голосовой ввод задач.
• Интеграция с календарями (Google, Outlook).
• Возможность совместной работы над заданиями с коллегами.

Программа представлена в бесплатной и платной версиях.

Todoist

Инструмент работает на настольных компьютерах, смартфонах, планшетах.

Основные функции Todoist:

• Группировка задач по проектам и подзадачам.
• Установка приоритетов заданий.
• Напоминания и повторяющиеся задачи.
• Встроенный календарь.
• Интеграции с популярными сервисами (Slack, Dropbox).

Приложение подходит для совместной работы с командой.

«Мои дела: Планировщик задач»

Это to do list, то есть список дел, для которых можно устанавливать сроки выполнения. 

Основные функции сервиса:

• Повторяющиеся задачи.
• Разделение заданий по категориям.
• Настройка уведомлений о приближающихся дедлайнах.
• Экспорт данных в формате CSV.

Этот планировщик создан специально для русскоязычных пользователей. В нем меньше возможностей для интеграции с другими сервисами по сравнению с аналогами.

«ЛидерТаск»

Еще один российский продукт. Он ориентирован на бизнес-пользователей, но также подходит для личного использования.

Основные функции «ЛидерТаск»:

• Управление задачами с помощью канбан-доски.
• Автоматическое отслеживание времени выполнения заданий.
• Инструменты для анализа эффективности работы.
• Уведомления о предстоящих событиях.

Приложение предоставляет возможности для совместной работы команды. Его можно интегрировать с корпоративной почтой и календарем.

Wunderlist

Это предшественник планировщика Microsoft To Do, но многие пользователи продолжают пользоваться именно им.

Основные функции Wunderlist:

• Создание списков дел с возможностью добавления заметок, файлов, ссылок.
• Установление напоминаний, повторяющихся задач.
• Совместная работа над задачами с другими пользователями.
• Синхронизация между устройствами.

Предоставляется хорошая поддержка совместной работы. Но официальная поддержка Wunderlist прекращена, поэтому обновления больше не добавляются.

Microsoft To-Do

Планировщик задач онлайн интегрирован с другими продуктами Microsoft — Outlook и Office 365.

Основные функции Microsoft To-Do:

• Создание списков задач с возможностью добавления подзадач, напоминаний, сроков выполнения.
• Возможность делиться списками с коллегами.
• Умная опция «Моя день» для планирования дел на текущий день.

Функционал приложения ограничен, но все самое необходимое есть. Инструмент доступен на всех основных платформах: Windows, macOS, iOS, Android. Есть также веб-интерфейс.

GTasks

Приложение позволяет синхронизироваться с Google Tasks. Оно доступно для мобильных устройств на базе Android и iOS, а также имеет веб-версию.

Основные функции GTasks:

• Полная интеграция с Google Tasks, включая возможность создания задач прямо из Gmail.
• Поддержка нескольких учетных записей Google.
• Настраиваемые списки заданий с возможностью установки приоритетов и напоминаний.
• Виджеты для быстрого доступа к задачам на главном экране устройства.
• Резервное копирование, восстановление данных.

Основное внимание здесь уделяется интеграции с Google, поэтому пользователям других платформ может быть неудобно работать с программой.

Trello

Это популярный инструмент для управления проектами, который подходит для командной работы.

Основные функции Trello:

• Канбан-доски с карточками задач, которые можно перемещать между колонками («Сделано», «В процессе», «Запланировано»).
• Добавление комментариев, вложений, чек-листов или меток к проектам.
• Встроенный календарь для отслеживания дедлайнов.
• Мощные возможности автоматизации с помощью Power-Ups.

Благодаря карточкам в приложении все четко структурировано, сразу видно, на какой стадии находятся отдельные проекты. Это удобно, особенно для удаленной работы. 

MyLifeOrganized

Онлайн-планировщик задач использует методологию Getting Things Done: все дела фиксируются в одном месте, затем для каждого задания определяется следующее действие, которое нужно предпринять. Далее дела распределяются по категориям (например, проекты, контекстуальные списки), только после этого начинается работа над ними.

Основные функции MyLifeOrganized:

• Поддержка иерархической структуры задач с подзадачами.
• Автоматическое создание списка дел на основе контекста и времени.
• Функция «Следующие шаги», которая показывает наиболее важные задания на данный момент.
• Возможности фильтрации и сортировки проектов по различным критериям.

Есть мобильные версии, а также настольные приложения для ПК (Windows, Mac). В бесплатной версии функции не так много, а платная довольно дорогая.

Tusk

Это продукт от тех же разработчиков, которые создали Todoist.

Основные функции Tusk:

• Простое добавление задач с поддержкой тегов, приоритетов, сроков выполнения.
• Возможность создавать повторяющиеся задания.
• Синхронизация между устройствами.
• Темная тема, настраиваемый интерфейс.
• Поддержка клавиатурных сокращений для быстрой навигации.

В программе все понятно, но она минималистична, поэтому недостаточно гибкая. Также здесь относительно мало возможностей для совместной работы.

YouTrack

Инструмент ориентирован на разработчиков программного обеспечения, но благодаря гибкости настроек его могут использовать другие команды.

Основные функции YouTrack:

• Поддержка Agile-методологий (Scrum, Kanban).
• Мощный поисковый язык для фильтрации задач.
• Интеграция с системами контроля версий (Git, SVN).
• Настраиваемые рабочие процессы и метрики.
• Возможность работы через API.

Приложение обеспечивает высокую производительность при работе с большими объемами данных.

Jira

Это одно из лучших приложений для планирования дел. Его создали для трекинга ошибок, но со временем он стал универсальным инструментом для разных типов проектов.

Основные функции Jira:

• Широкие возможности кастомизации рабочих процессов.
• Поддержка Scrum, Kanban.
• Большое количество плагинов.
• Интеграции с другими сервисами.
• Подробная отчетность и аналитика.
• Встроенная система уведомлений, комментариев к задачам.

Jira часто используют крупные компании. Небольшим командам стоимость лицензий может показаться высокой.

ПланФикс

Российский облачный сервис ориентирован на малый и средний бизнес, а также фрилансеров.

Основные функции ПланФикс:

• Интуитивно понятный интерфейс.
• Автоматизация рутинных операций.
• Управление проектами в одном месте.
• Разграничение прав доступа для сотрудников и клиентов.
• Открытый API для интеграции с внешними системами.

Программу легко освоить даже без глубоких знаний в области проектного менеджмента. Она подходит для небольших команд, так как предоставляет мало возможностей для масштабирования крупных проектов.

Quire

Бесплатный онлайн-инструмент, который обычно выбирают индивидуальные пользователи, стартапы, небольшие команды.

Основные функции Quire:

• Древовидная структура задач (их можно разбивать на подзадачи).
• Канбан-доски для визуализации процесса выполнения заданий.
• Совместная работа над проектами с возможностью назначения прав доступа.
• Уведомления о событиях в проекте.

Приложение с интуитивно понятным интерфейсом имеет относительно ограниченные возможности по настройке рабочих процессов. Также в нем нет возможностей для создания сложных отчетов, аналитики.

Asana

Такой онлайн-ежедневник используют компании по всему миру.

Основные функции Asana:

• Визуальные представления задач (списки, доски, календарь).
• Интерактивные отчеты, графики для анализа прогресса проекта.
• Интеграция с популярными сервисами (Google Drive, Slack).
• Настройка автоматических напоминаний.
• Возможность создания шаблонов проектов.

Программа предоставляет широкие возможности для организации работы команды. Но некоторые функции доступны только в платной версии.

Projecto

Онлайн-инструмент обеспечивает гибкую работу, при этом его легко использовать даже новичкам.

Основные функции Projecto:

• Поддержка Kanban-досок, списков задач, диаграмм Ганта.
• Возможность настройки рабочего процесса под нужды команды.
• Интеграция с другими сервисами через API.

Вариант подойдет командам, которым нужно простое решение для управления проектами без множества функций.

Weeek

Эта платформа для управления проектами фокусируется на совместной работе, поэтому подходит для команд.

Основные функции Weeek:

• Визуальные доски для планирования задач.
• Инструменты для отслеживания времени, а также прогресса выполнения задач.
• Мобильные приложения для работы вне офиса.
• Гибкая настройка рабочих процессов.

Приложение универсально — им могут пользоваться небольшие команды, а также крупные организации.

Wrike

Таск менеджер, который обычно выбирают средние или крупные компании.

Основные функции Wrike:

• Комплексный подход к управлению проектами с использованием диаграмм Ганта, Kanban-досок, списков задач.
• Широкий набор интеграций с другими бизнес-приложениями.
• Подробная аналитика, отчеты о выполнении проектов.
• Разграничение прав доступа для разных пользователей.

Приложение подходит организациям, которым требуется высокий уровень контроля над проектами, а также возможность масштабирования решения под растущие потребности бизнеса.

«Битрикс24»

Система для полноценного управления бизнесом разработана в России.

Основные функции «Битрикс24»:

• Управление проектами с помощью установки сроков, назначения ответственных.
• Удобное отслеживание прогресса.
• Встроенный мессенджер для общения внутри компании.
• Возможности автоматизации бизнес-процессов.

Все инструменты интегрированы в единую платформу, что очень удобно для любой компании.

Yandex Tracker

Это облачный сервис от Яндекса для управления проектами.

Основные функции Yandex Tracker:

• Управление задачами с различными приоритетами.
• Настройка рабочих процессов.
• Автоматизация рутинных операций.
• Отчеты, аналитические данные для оценки эффективности работы команды.
• Интеграции с другими продуктами Яндекса (Почта, Диск, Календарь).

Сервис будет полезен тем, кто уже использует экосистему сервисов Яндекса. Он позволяет полноценно управлять своими проектами в рамках этой среды.

Remember The Milk

Такой трекер задач позволяет делиться ими с другими пользователями, работать с инструментом с различных устройств благодаря синхронизации.

Основные функции Remember The Milk:

• Поддержка различных платформ (веб-версия, мобильные приложения).
• Интеграция с некоторыми сервисами (Google Calendar, Evernote, Twitter).
• Возможность добавлять задачи через электронную почту или SMS.
• Настраиваемые уведомления о сроках выполнения задач.

Эта программа будет полезна тем, кто ищет интуитивный способ управлять своими делами без излишней сложности.

TickTick

Планировщик будет интересен тем, кто использует прием Pomodoro — в нем есть таймер, отсчитывающий конкретное количество минут для работы и перерывов.

Основные функции TickTick:

• Создание списков задач с подзадачами, вложенными уровнями.
• Установка повторяющихся заданий.
• Календарь для визуализации дел.
• Совместная работа над проектами с коллегами.

Программа поддерживает интеграцию с календарями, а также облачными хранилищами данных (Dropbox, Google Drive).

Singularity App

Это уникальный подход к управлению задачами, основанный на методе Getting Things Done, который мы упоминали выше.

Основные функции Singularity App: 

• Автоматическая сортировка задач по приоритетам и контексту.
• Визуализация прогресса через диаграммы или графики.
• Интуитивный интерфейс с возможностью настройки под индивидуальные потребности.
• Синхронизация между устройствами.

Приложением пользуются компании, которые хотят организовать свою работу максимально эффективно, концентрируясь на главных целях.

«Хаос-контроль»

Еще один российский таск трекер, который предлагает множество возможностей.

Основные функции «Хаос-контроль»: 

• Простое создание задач и проектов.
• Разделение дел на этапы или подзадачи.
• Уведомления о приближающихся дедлайнах.
• Мотивирующие элементы (награды).
• Возможность совместной работы над проектами.

Этот инструмент особенно популярен среди русскоязычных пользователей благодаря удобному интерфейсу.

Bear

Приложение с минималистичным дизайном сочетает в себе функциональность блокнота и планировщика.

Основные функции Bear: 

• Поддержка Markdown для форматирования текста.
• Организация дел с помощью тегов и категорий.
• Экспорт заметок в различные форматы (PDF, HTML, DOCX).
• Синхронизация между iOS и macOS устройствами.

Такой вариант выбирают те, кто предпочитает работать с текстовыми заметками

Как эффективно пользоваться планировщиком

Независимо от того, какой онлайн-трекер вы выберете, вам стоит ознакомиться с общими рекомендациями по использованию таких программ.

Вот несколько общих принципов эффективного использования планировщика:

1. Четкое определение целей. Если они будут сформулированы верно, это поможет правильно расставить приоритеты. Можно выделить краткосрочные задачи (например, завершение проекта к определенному сроку), а также отдельно отметить долгосрочные стратегические цели компании.
2. Разделение задач на подзадачи. Крупные проекты часто состоят из множества мелких шагов. Разделяйте большие задания на более мелкие, чтобы их было легче выполнять. Например, проект разработки нового продукта состоит из исследования рынка, создания прототипа, тестирования и запуска.
3. Определение сроков выполнения. Установление четких дедлайнов для каждой задачи помогает избежать затягивания работы — проекты будут завершены вовремя. Здесь важно учитывать реальные возможности сотрудников, ресурсы компании.
4. Приоритизация задач. Определите приоритетность каждого задания. Можно использовать метод под названием матрица Эйзенхауэра: дела делятся на 4 категории — важные/срочные/неважные/несрочные. Это позволит избежать перегрузки.
5. Назначение ответственных лиц. Для каждого дела необходимо назначить конкретного исполнителя. Это повышает ответственность за выполнение и позволяет легко отслеживать, кто отвечает за конкретный этап работы. В некоторых случаях можно также назначать соисполнителей или наблюдателей.
6. Регулярный мониторинг прогресса. Постоянный контроль над выполнением заданий позволяет вовремя выявлять проблемы, а затем скорректировать планы. Используйте функции отчетов вашего планировщика, чтобы всегда быть в курсе текущего состояния дел.
7. Использование напоминаний. Многие приложения предлагают возможность настройки автоматических напоминаний о приближающихся дедлайнах или важных событиях. Это помогает избежать пропуска важных дат, а также обеспечивает своевременное выполнение проектов.

После завершения проекта нужно проводить анализ. Необходимо оценить, какие процессы работали хорошо, а где возникли трудности. Это поможет повысить эффективность труда команды в будущем.

Лучше выбирать электронный ежедневник, который интегрирован с другими инструментами для управления проектами, например CRM-системами. Это упростит обмен данными. Если вам еще не удалось найти удобную CRM-систему, вы можете заказать ее у разработчиков Webtronics. Мы реализуем функционал любой сложности.