Корпоративный тайм-менеджмент

Время — это невосполнимый ресурс. Вот почему нужно уделять его планированию особое внимание как в повседневной жизни, так и в бизнесе. Принципы тайм-менеджмента применяют в своей работе сотни тысяч организаций по всему миру. Сфера их деятельности роли не играет, будь то строительные компании или маркетинговые агентства, производственные предприятия или колл-центры, клиники или логистические центры.

Что такое тайм-менеджмент в организации

Корпоративный тайм-менеджмент — это технология организации времени и повышения эффективности его использования в рамках рабочей среды. Проще говоря, это умение руководства управлять временем подчиненных так, чтобы они успевали больше за меньший срок. Силы сотрудников используются эффективно, при этом они не сталкиваются с выгоранием. Руководителям также важно придерживаться аналогичных принципов. Так компании могут быстрее достигать поставленных целей, работая стабильно и обходя своих конкурентов. 

Значение тайм-менеджмента в управлении компанией

Правильное планирование времени дает компании сразу несколько преимуществ:

1. Повышение эффективности. Сотрудники выполняют больше задач за рабочий день. А значит, компания будет быстрее двигаться к своим целям.
2. Уменьшение стресса. Когда люди знают, что они успеют все сделать в срок, им легче сосредоточиться на работе, они меньше переживают.
3. Оптимизация ресурсов. Организация может использовать деньги и материалы более рационально, если сотрудники все успевают вовремя.
4. Лучшее управление проектами. Управление временем проекта помогает координировать работу участников процесса из разных отделов.
5. Развитие дисциплины. Если работник понимает ценность своего времени, он становится более ответственным.

Благодаря тайм-менеджменту все процессы в компании оптимизируются, ненужных задержек становится все меньше, а продуктивность работы всего персонала в целом повышается.

Плюсы тайм-менеджмента для руководителей

Придерживаться принципов грамотного планирования времени нужно не только самим сотрудникам, но и руководителям. Это позволит компании выделять отдельные часы на постановку стратегических целей, а также разработку плана по их достижению. При этом будет поддерживаться баланс между профессиональной деятельностью и личной жизнью руководителей, что поможет им избежать выгорания.

Выполнение задач в срок

Зная, что такое тайм-менеджмент в управлении проектами, руководитель правильно расставляет приоритеты между делами. Ему становится проще определить, какие из них требуют немедленного внимания, а какие могут подождать. Это позволяет избежать авралов, так как задания выполняются постепенно и последовательно. В результате проекты завершаются вовремя, что повышает доверие со стороны партнеров.

Высокое качество работы

Эффективное управление временем дает возможность сосредоточиться на каждой задаче, уделяя ей необходимое внимание. Когда нет спешки и хаоса, человек работает более тщательно, что ведет к улучшению качества выполняемой работы. Руководитель может уделить больше внимания анализу ситуации, принятию взвешенных решений, а также корректировке действий при необходимости.

Работа без задержек и стресса

Хороший тайм-менеджмент снижает уровень стресса у руководителя. Когда все задания расписаны по часам, нет ощущения перегрузки или нехватки ресурсов. Это создает ощущение контроля над ситуацией, уменьшает вероятность возникновения непредвиденных проблем. Работая в спокойной обстановке, руководитель может принимать решения рациональнее и быстрее реагировать на изменения.

Плюсы тайм-менеджмента для персонала

Управление временем проекта — это важный навык и для сотрудников. Они должны уметь работать без постоянного контроля руководителей, осознавая свой вклад в достижение общих целей компании. Здесь не обойтись без самодисциплины, которую нужно развивать каждому человеку в себе самостоятельно.

Повышение продуктивности

Сотрудники могут выполнять больше задач за меньший период времени. Это связано с тем, что при правильном планировании работы устраняются ненужные отвлекающие факторы. Это, например, постоянные проверки социальных сетей, бесконечные совещания без четкой повестки дня. Людям легче сконцентрироваться на важных делах.

Карьерный рост

Работодатели ценят сотрудников, которые умеют справляться со своими обязанностями вовремя, а свою работу делают качественно. Такие люди обычно получают признание руководства, чаще продвигаются по службе. Именно они имеют возможность претендовать на повышение зарплаты. 

Баланс между работой и личной жизнью

Тайм-менеджмент позволяет сотрудникам лучше балансировать между рабочими задачами и личными делами. Эффективная организация рабочего процесса освобождает время для отдыха, семьи, хобби, встреч с друзьями. Такие активности в нерабочие часы снижают уровень стресса, а заодно повышают общее удовлетворение от жизни.

Принципы корпоративного тайм-менеджмента

Командный тайм-менеджмент включает в себя следующие основные принципы:

1. Постановка четких целей. Нужно составить список, в котором будут задания с понятным описанием. Зная, к каким целям нужно двигаться, сотрудники могут сосредоточиться на приоритетных направлениях.
2. Приоритизация задач. Важно определить, какие задания наиболее срочные, а какие могут подождать. Для этого есть особые приемы, например, метод Эйзенхауэра (рассмотрим его чуть позже).
3. Планирование рабочего дня. Для каждого сотрудника необходимо составить расписания с учетом реальных временных затрат на выполнение отдельных заданий. Есть специальные планировщики для этого.
4. Делегирование полномочий. Это передача части обязанностей другим сотрудникам, чтобы освободить время для решения более важных вопросов.
5. Контроль за выполнением задач. Руководителям следует проводить регулярные проверки прогресса, чтобы корректировать планы при необходимости.
6. Эффективная коммуникация. Стоит минимизировать количество совещаний, чтобы не терять драгоценные минуты зря. При этом нужно уметь четко формулировать свои мысли на встречах.
7. Оптимизация процессов. Важен постоянный анализ рабочих процессов и поиск возможностей для их улучшения. Для рутинных операций лучше внедрить автоматизированные системы.

Чтобы сотрудники не отвлекались от работы, дополнительно нужно ограничить доступа к социальным сетям, а также создать зоны концентрации, где можно работать без внешних раздражителей. Нельзя забывать и о развитии персонала — проводить тренинги по управлению временем и повышению продуктивности.

Методы корпоративного тайм-менеджмента

Внедрение командного тайм-менеджмента — это непростая задача, потому что руководителям нужно сначала правильно выбрать подходящий метод для своей компании. Для кого-то будет наиболее полезным прием Pomodoro, а кто-то гораздо рациональнее выстроить свою работу с помощью техники «Съешь лягушку». Давайте рассмотрим разные методики более подробно.

Система «Getting Things Done» (GTD)

Метод направлен на минимизацию стресса и повышение продуктивности. Вот его основные принципы:

1. Сбор всех задач. Все дела фиксируются в одном месте, будь то бумажный блокнот или электронная система.
2. Обработка информации. Для каждой задачи определяется следующее действие, которое нужно предпринять.
3. Организация. Задания распределяются по категориям (например, проекты, контекстуальные списки).
4. Выполнение. Человек фокусируется на выполнении конкретных действий без отвлечений.

В дальнейшем задачи необходимо регулярно пересматривать, корректируя свои планы.

Система управления временем по методике Франклина

Ключевые элементы техники:

1. Определение ценностей и миссии. Важно понимать, каких целей сотрудник хотите достичь в работе.
2. Постановка долгосрочных целей. Создание плана на несколько лет вперед.
3. Краткосрочные цели. Разбивка долгосрочной стратегии на небольшие достижимые шаги.
4. Ежедневник. Ведение ежедневника с расписанием задач и приоритетами.
5. Оценка результатов. Регулярная оценка выполнения планов, внесение изменений при необходимости.

Эта методика помогает лучше понять, куда движется компания. Если все в порядке, то ей нужно четко следовать выбранному курсу.

Делать сейчас!

Еще один прием для оптимизации рабочего времени сотрудников, который основан на принципе немедленного начала работы над заданием. Работник должен сразу приступать к делу, даже если оно кажется сложным или неприятным. Если задание очень объемное, его нужно разбить на маленькие подзадачи и начинать с них. Такая техника помогает избежать прокрастинации.

Методика Pomodoro

Тактика следующая — рабочий процесс делится на временные отрезки или «помидоры», которые длятся по 25 минут. Как только они закончатся, нужно будет сделать перерыв на 5 минут. Через каждые четыре «помидора» следуют длинные перерывы на 15–30 минут. Используя прием, сотрудник избегает переутомления.

Матрица Эйзенхауэра

Все задачи нужно разделить на четыре категории:

1. Важные и срочные — например, кризисные ситуации.
2. Важные, но не срочные — стратегические задачи.
3. Не важные, но срочные — обычно это административные обязанности.
4. Неважные и несрочные — задания низкого приоритета, которые можно отложить или делегировать другим людям.

Использование этой матрицы помогает правильно расставлять приоритеты, избегая перегрузки.

Расписание

Это самый простой вариант для внедрения тайм-менеджмента в компанию. Нужно просто распределить задачи по конкретным временным интервалам. Метод помогает структурировать день, неделю или месяц, выделяя определенные часы для выполнения задач. Преимущества расписания заключаются в том, что оно позволяет избежать перегрузки. При этом становится легче контролировать выполнение заданий. Опять же, важно учитывать приоритетность дел.

Список дел

Это тоже несложная техника. Нужно составить список всех дел, которые необходимо выполнить за определенный период времени. Так можно визуализировать объем работы и следить за прогрессом. Для каждой задачи устанавливаются приоритеты. Если некоторые из них очень большие, их нужно разбить на подзадачи. Выполненные дела нужно вычеркивать из списка — это тоже своего рода мотивация двигаться вперед.

SMART

Аббревиатура состоит из первых букв слов, которые определяют, какими должны быть цели:

• Specific — конкретными,
• Measurable — измеримыми,
• Achievable — достижимыми,
• Relevant — актуальными,
• Time-bound — ограниченными по времени.

Все цели нужно проверить, соответствуют ли они критериям SMART. Если да, то далее следует разработка плана действий для достижения каждой цели.

Техника «Съешь лягушку»

Подходит для разных уровней корпоративного тайм-менеджмента. «Лягушкой» называется самое сложное или неприятное занятие — именно с него нужно начинать рабочий день. Когда оно будет позади, сотрудник перестанет испытывать напряжение. А значит, ему будет легче сосредоточиться на остальных делах.

Метод слона

Эта техника основана на принципе разбивки больших проектов на маленькие управляемые части. Крупные задания могут казаться непреодолимыми, но если разбить их на шаги, то процесс становится проще. Для каждого шага нужно определить конкретные задачи, а затем следует начать работать над этими этапами последовательно.

Инструменты тайм-менеджмента

Если вы уже отметили необходимость корпоративного внедрения тайм-менеджмента, после выбора методики вам нужно будет определиться с инструментами. Вот наиболее популярные варианты:

1. Календарь. Есть электронные версии — Google Calendar, Microsoft Outlook или Яндекс.Календарь. Они позволяют синхронизироваться между устройствами, а также делиться событиями с другими людьми.
2. To-do списки. Они содержат перечень заданий. Можно использовать приложение на смартфоне или специализированные программы — Todoist, Wunderlist или Microsoft To Do. Там вы можете разбивать задачи на подзадачи, устанавливать приоритеты, напоминания.
3. Trello. Такой онлайн-инструмент для управления проектами использует систему карточек и досок. Здесь легко отслеживать прогресс выполнения заданий. Подходит также для командной работы.
4. Asana. Мощный инструмент для управления проектами, который тоже можно использовать для больших команд. Позволяет назначать задачи, следить за сроками, взаимодействовать с коллегами.
5. Notion. Универсальная платформа для организации информации, заметок, проектов. Позволяет создавать базы данных, чек-листы, таблицы, что очень удобно для ведения дневников, планирования дел.
6. Evernote. Популярная программа для создания заметок. Поддерживает текстовые записи, фотографии, аудиозаписи, документы. Возможна синхронизация между устройствами для быстрого доступа к важной информации.
7. RescueTime. Инструмент нужен для отслеживания времени, проведенного за компьютером. Помогает анализировать продуктивность, выявлять отвлекающие факторы. Соответственно, эффективность работы повышается.

Руководитель или подчиненный выбирает удобное решение исходя из своих потребностей и предпочтений. Главное — найти тот инструмент, который поможет вам лучше организовывать свои рабочие часы, а значит, достигать поставленных целей.

Внедрение корпоративного тайм-менеджмента: 3 способа

Первый способ — проведение тренингов. На начальном этапе внедрения корпоративного тайм-менеджмента руководству нужно выделить отдельные часы на занятия для подчиненных. Там сотрудники будут учиться основам управления временем. На тренингах нужно рассказать им о различных техниках, которые мы рассмотрели выше.

Посещая занятия, сотрудники получают конкретные инструменты для улучшения своей производительности. При этом у них повышается уровень осознанности при выполнении заданий, а также увеличивается мотивация за счет понимания важности эффективного использования рабочих часов.

Второй способ — использование специализированных программ. Это приложения для трекинга времени, планировщики задач, системы управления проектами. Научившись ими пользоваться, сотрудники начинают лучше контролировать сроки выполнения заданий. Сюда относятся инструменты, которые мы рассмотрели выше: Trello, Asana, RescueTime, Todoist и другие.

Такой метод подходит для удаленной работы. Компания внедряет систему управления проектами, которая позволяет всем участникам команды видеть текущие задачи, дедлайны, прогресс каждого сотрудника. Руководители могут отслеживать загрузку подчиненных, корректируя распределение заданий в реальном времени.

Третий способ — культура тайм-боксов и балансировка нагрузки. Тайм-боксинг — это техника, когда сотрудник выделяет определенное количество времени на каждую задачу. Например, он планирует два часа на написание отчета, час на ответы на письма и полчаса на встречу с коллегами. Такой подход помогает избежать многозадачности. 

Важно следить за тем, чтобы нагрузка была сбалансированной. Если работники перегружены работой, они скоро начнут испытывать стресс, а от этого их эффективность снизится. Регулярная оценка загруженности и корректировка планов помогут поддерживать здоровый рабочий ритм.

6 ошибок в тайм-менеджменте

Тайм-менеджмент руководителя или подчиненного может не принести желаемого результата, если допустить следующие ошибки:

1. Отсутствие четких целей. Когда у вас нет конкретных задач или планов на день, легко потратить полдня впустую. Важно ставить перед собой ясные цели и приоритеты, чтобы понимать, на что следует направить свои усилия.
2. Перегрузка задачами. Попытка сделать слишком много за короткий промежуток времени может привести к стрессу, что вызовет снижение эффективности. Необходимо реалистично оценивать свои возможности, планируя задачи так, чтобы они были выполнимыми.
3. Попытки многозадачности. Может показаться, что выполнение нескольких дел одновременно помогает сэкономить время. Но на самом деле переключение между задачами снижает концентрацию, а еще увеличивает вероятность ошибок. Лучше сосредоточиться на одном задании в один промежуток времени.
4. Неправильная оценка времени. Многие люди недооценивают, сколько часов потребуется на выполнение той или иной задачи, особенно если она новая или сложная. В результате план дня не выполняется, что особенно плохо, если в нем присутствовали приоритетные дела.
5. Неумение делегировать. Некоторые люди пытаются делать все сами, даже те задачи, которые могли бы передать другим. Это приводит к перегрузке, при этом ресурсы используются неэффективно. Умение делегировать задачи позволяет освободить время для более важных дел.
6. Недостаток отдыха. Работа без перерывов ведет к выгоранию и снижению производительности. Важно находить время для отдыха, чтобы силы восстанавливались — лишь в этом случае вы сможете постоянно поддерживать высокий уровень концентрации.

Эти ошибки часто встречаются среди работников и руководителей, стремящихся улучшить свою продуктивность. Осознание этих проблем поможет вам лучше управлять своим временем.

Чтобы отслеживать эффективность используемого времени, можно дополнительно использовать ERP-систему. С ее помощью легче грамотно распределять нагрузку на разные отделы. Заказать разработку ERP-системы вы можете на сайте Webtronics. Наша команда адаптирует программу под ваш бизнес, предусмотрит все необходимые функции и обеспечит безопасность ваших данных