Что такое BPM-системы и для чего они нужны

В каждой организации есть множество различных процессов, каждый из которых имеет свои особенности. Это означает, что необходимо иметь хорошее понимание каждой операции для эффективного управления ею. Также руководителю важно наладить координацию между различными отделами и сотрудниками, уметь качественно обучать сотрудников, параллельно работая над оптимизацией. В этой статье мы поговорим от том, как БПМ помогают быстрее добиться этих целей.

Что такое BPM и BPMS

Business Process Management — это концепция управления бизнес-процессами компании. Она включает в себя анализ, моделирование, автоматизацию, а также оптимизацию задач для повышения эффективности работы организации.

А Business Process Management System — это система управления операциями, которая позволяет их автоматизировать и оптимизировать. Сюда входят инструменты для моделирования задач, их выполнения, мониторинга, анализа.

Какие задачи помогает решать BPM

Методика позволяет:

1. Оптимизировать процессы. Компания может анализировать текущую деятельность, выявлять узкие места, находить возможности для улучшения. Это может включать автоматизацию рутинных задач, сокращение времени их выполнения, повышение точности.
2. Управление изменениями. Организации быстро адаптируются к новым требованиям рынка или регуляторным изменениям, внедряя новые процессы или модифицируя существующие.
3. Мониторинг и анализ. Появляется возможность отслеживать производительность операций, выявлять проблемы, определять области для улучшения.
4. Вовлечение сотрудников. Они могут предлагать идеи по улучшению процессов, участвовать в их разработке, а также реализации.
5. Интеграция систем. Это упрощает обмен данными между ними, повышает эффективность работы.

Компания с помощью такого инструмента может улучшить клиентский опыт, ускорив обработку заявок, улучшив коммуникацию, повысив удовлетворенность клиентов.

Кому нужна BPM-система?

Такие программы нужны всем, кто хочет повысить эффективность своей работы, снизить операционные расходы, улучшить качество продукции или услуг. Это средний и крупный бизнес со сложной структурой, компании с территориально распределенной командой, организации с большим потоком клиентов или фирмы, в работе которых присутствует большой объем рутинных задач.

В чем преимущества BPM-систем

BPM — это полезное ПО, с помощью которого можно избежать множества проблем. Оно позволяет устранить недопонимание между сотрудниками, сократить время выполнения рутинных задач за счет автоматизации или избавиться от сложностей, связанных с контролем качества продукции/услуг.

Дополнительно организация может сократить финансовые затраты, так как не нужно использовать бумажные документы, неудобные электронные таблицы.

Мониторинг бизнес-процессов

Система BPM позволяет отслеживать выполнение задач в режиме реального времени. Это дает возможность быстро реагировать на возникающие проблемы, повысить эффективность работы компании в целом.

Хранение данных в единой системе

Применяя новый подход, руководитель компании обеспечивает централизованное хранение всех данных, связанных с бизнес-задачами. Это упрощает доступ к информации, а также ее использование для анализа, принятия решений.\

Регламентация бизнес-процессов

BPM — это то, что помогает формализовать и регламентировать бизнес-задачи, определяя правила их выполнения, контролируя соблюдение этих правил. Это позволяет повысить качество работы, при этом уменьшив вероятность ошибок.

Оптимизация бизнес-процессов

Программное обеспечение в первую очередь разработано для анализа, а также оптимизации операций. Оно позволяет выявить узкие места, возможности для улучшения деятельности, что способствует повышению эффективности работы компании.

Стандартизация и анализ в BPMS

Организации получают возможность стандартизировать свою деятельность, проводить тщательный анализ. Это помогает сравнивать различные задачи между собой, выявлять лучшие практики, чтобы потом распространять их внутри организации.

Что входит в BPM-системы

Прежде всего отметим, что эти программы универсальны. BPM — что это, как это помогает организациям? Можно привести в пример банки: там новый подход помогает автоматизировать обработку заявок на кредиты, выдачу страховых полисов. В здравоохранении методика упрощает управление электронными медицинскими картами пациентов, назначение лекарств.

А в розничной торговле можно быстрее управлять запасами товаров, вести учет продаж, формировать отчетность о финансовых результатах.

Моделирование (проектирование) бизнес-процессов компании

Этот компонент позволяет создавать модели операций, описывая их структуру, последовательность шагов, взаимодействие между участниками. Это может включать в себя использование графических нотаций для визуализации задач.

Автоматизация и выполнение бизнес-процессов

Поговорим о данной составляющей BPM — что это такое? Она также играет большую роль, так как отвечает за автоматическое выполнение спроектированных задач. Создаются рабочие потоки, назначаются задания исполнителям, отслеживается их выполнение, участники оповещаются о необходимости выполнения определенных действий.

Создание регламента (набора правил)

Компании могут определить набор правил и политик, которым должны следовать участники деятельности. Это обычно включает в себя определение условий для запуска процесса, установление приоритетов задач, определение ролей, а также ответственности участников.

Анализ, контроль и мониторинг

BPM — это система, в которой обычно предоставляются инструменты для анализа эффективности операций, контроля соблюдения регламентов, мониторинга производительности. Собираются данные о выполнении задач, анализируется время выполнения процедур, выявляются проблемные области, предоставляется отчетность.

Формирование документов

Организации получают возможность генерировать документы, связанные с самыми разными задачами. Можно создавать договоры, счета, акты выполненных работ, а также прочие типовые документы, которые могут быть автоматически сформированы на основе полученной информации.

Интеграция решений в существующую среду

Часто системы BPM легко интегрируются с другими информационными программами, используемыми в организации. В пример можно привести ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), ПО для электронного документооборота.

Как выбрать BPM-систему?

Нужно выполнить следующие действия:

1. Определите свои потребности. Оцените текущую деятельность вашей компании, выявите проблемные места, которые нужно улучшить.
2. Исследуйте рынок. Изучите различные программы, сравните их функциональность, стоимость, репутацию. Обратите внимание на отзывы пользователей.
3. Просмотрите демо-версии. После того как вы сузили список потенциальных кандидатов, попросите у каждого поставщика демонстрационную версию продукта для тестирования.
4. Проверьте интеграцию. Убедитесь, что выбранное решение подходит для параллельной работы с приложениями, которые вы используете.
5. Рассмотрите поддержку. Узнайте о поддержке клиентов, которую предоставляет поставщик ПО, насколько она хорошо работает.

Наконец, оцените стоимость выбранного ПО, соответствует ли она бюджету вашей компании. Учтите также дополнительные расходы на обучение персонала, а также возможную модернизацию системы в будущем.

Помните, что от вашего выбора зависит успех оптимизации бизнес-процессов вашей компании. Поэтому не спешите, тщательно исследуйте все варианты перед принятием окончательного решения.

Как внедрить BPM в компанию

BPM система — это ПО, которое требует времени для внедрения. После того как вы выбрали подходящий вариант, вам нужно выполнить следующие шаги:

1. Оцените текущие бизнес-процессы. Проведите анализ деятельности организации, выявите проблемные места, а также возможности для улучшения.
2. Разработайте новые операции. Это нужно сделать на основе результатов анализа и лучших практик отрасли.
3. Обучите персонал. Проведите подробную консультацию для сотрудников.
4. Внедрите программу. Установите ее, начните ее использование для автоматизации операций.
5. Мониторинг и анализ результатов. Отслеживайте данные о производительности процессов, корректируйте их при необходимости.

Если все будет сделано правильно, то компания получит значительные преимущества в виде повышения эффективности работы, качества предоставляемых услуг.

Какие BPM используют в России

Многие организации уже используют такие решения. Какую БПМ можно назвать самой популярное, что это такое? Это программа ELMA, которая позволяет автоматизировать операции любой сложности, создавать пользовательские интерфейсы, анализировать данные о выполнении задач. У нее открытый исходный код, что делает ее доступной для всех пользователей.

Другое известное ПО — Pega. Оно предоставляет широкий набор инструментов для автоматизации, включая создание пользовательских форм, работу с данными, интеграцию с другими приложениями. Pega обладает высокой степенью масштабируемости, что позволяет использовать ее в крупных компаниях.

Также в России используются другие решения — Business Process Manager, Oracle Suite, K2 Blackpearl. Каждая из них имеет свои преимущества, поэтому выбор конкретного варианта зависит от потребностей компании.

Чтобы успешно продвигаться на рынке, нужно использовать разные методы развития компании. Например, стоит создать свой сайт, который поможет расширить целевую аудиторию. Если вас интересует данная услуга, обратитесь в компанию Вебтроникс.