Автоматизация HR процессов: зачем нужна в компании, этапы, сервисы

Каждой компании важно уметь отбирать кандидатов на вакансии, а затем обучать их на тренингах, семинарах, онлайн-курсах. Кроме того, важно правильно оценивать производительность своих сотрудников, предоставлять им обратную связь. Это может включать в себя установление целей, мониторинг прогресса, предоставление рекомендаций для улучшения. А чтобы все эти работы проводить оперативно, нужны специальные сервисы.

Что такое автоматизация HR-процессов и как она работает

Аббревиатура HR расшифровывается как «Human Resources» — «человеческие ресурсы». Программы по автоматизации задач в этой области помогают компании упростить работу отдела кадров, сделать ее эффективнее. 

Организации получают возможность:

1. Сократить время на выполнение рутинных задач. Вместо того чтобы вручную заполнять документы при приеме нового сотрудника, можно использовать систему электронного документооборота.
2. Ускорить процесс принятия решений. Программы могут анализировать данные о кандидатах, чтобы предлагать наиболее подходящих людей для конкретной должности.
3. Повысить точность оценки персонала. Благодаря новому инструменту можно проводить тестирование, оценивать компетенции сотрудников, что помогает выявить слабые места, а также определить направления для дальнейшего развития.
4. Улучшить коммуникацию между разными отделами компании. Сотрудники могут быстро обмениваться информацией, принимать совместные решения.
5. Снизить затраты на управление персоналом. Сокращается количество бумажной работы, уменьшается количество ошибок, повышается эффективность работы всего отдела кадров.

Организации используют различные инструменты для управления персоналом: от поиска кандидатов до их обучения и развития.

Когда необходима автоматизация HR-процессов

HR система может быть необходима в различных ситуациях, вот некоторые из них:

1. Рост компании. Если количество сотрудников постоянно увеличивается, то ручная обработка документов становится все более сложной, поэтому необходимо ускорить процессы.
2. Увеличение количества операций. Если в компании много разных HR-процессов (например, найм, обучение, оценка персонала), то требуется централизовать управление всеми делами.
3. Необходимость улучшения качества работы. Организации нужно сократить вероятность ошибок при выполнении задач, связанных с персоналом. В этом помогают автоматизированные программы.

Также такие системы активно используют те, кто хочет оптимизировать работу HR-отдела, сократить время на выполнение рутинных задач, сосредоточиться на стратегических вопросах управления персоналом.

Компаниям важно соответствовать требованиям законодательства, которые касаются ведения документации по персоналу. Соблюдать эти правила проще, если использовать специализированные ПО.

Плюсы и минусы автоматизации HR

Автоматизация процессов HR упрощает работу организаций, но использовать ее не всегда обязательно. Например, если сотрудников мало, то будет удобнее работать вручную. Также этот подход может быть неудобным для компаний, имеющих уникальные процессы управления персоналом, которые сложно стандартизировать.

Преимущества для сотрудников

Персонал не тратит время на рутинные задачи — заполнение форм, оформление документов, обработку заявок. Кроме того, сотрудники получают быстрый доступ к необходимой информации о своих данных, льготах, выплатах, что очень удобство. При этом упрощается коммуникация внутри организации благодаря системам отправки уведомлений.

Автоматизированные программы помогают разработать персонализированный подход к каждому сотруднику, учитывая его индивидуальные потребности. Например, система может автоматически предлагать подходящие тренинги или программы развития.

Преимущества для руководителей

HR автоматизация обеспечивает эффективность управления: руководители могут оптимизировать управление человеческими ресурсами. Они получают доступ к аналитике и данным, чтобы принимать информированные решения, работать над улучшением производительности команды.

Еще одно преимущество — оптимизация бюджета. Руководители получают возможность более точно прогнозировать затраты на персонал и управлять бюджетом, так как они видят реальную картину расходов. Через программу они могут отслеживать навыки сотрудников, а также планировать их развитие. А за счет аналитики специалисты понимают текущую ситуацию, а потом принимают стратегические решения.

Преимущества для HR-менеджеров

Автоматизация подбора персонала позволяет сократить время на рутинную работу. Вместо этого специалисты могут сосредоточиться на стратегических задачах — планирование, развитие, мотивация работников. Программы выполняют операции с высокой точностью, поэтому уменьшается вероятность ошибок.

Автоматизированные программы предоставляют HR-менеджерам доступ к большому объему данных и аналитики. Это помогает им принимать информированные решения, основанные на фактах. При этом растет лояльность сотрудников, так как предоставляется быстрый доступ к информации.

Минусы автоматизации HR

Автоматизация рекрутинга требует значительных финансовых вложений. Необходимо приобрести программное обеспечение, обучить сотрудников, провести интеграцию с существующими системами. Возникает риск сокращения числа рабочих мест.

Также могут возникнуть проблемы с конфиденциальностью данных, если не обеспечить безопасность, не продумать защиту данных. Нельзя исключить технические проблемы — сбои, ошибки или необходимость обновления. Это может привести к временным задержкам.

Многие компании сталкиваются с недостатком гибкости программ, в результате чего им приходится производить дополнительную настройку или разработку для соответствия специфическим требованиям.

Какие HR-процессы можно автоматизировать

Автоматизация рекрутмента возможна, если вы хотите упростить:

• набор персонала — вы сможете сократить время на обработку резюме и проведение интервью;
• оценку производительности — алгоритмы собирают данные о работе сотрудника, помогают предоставлять обратную связь;
• управление обучением — сотрудники смогут получать доступ к тренингам онлайн;
• управление вознаграждениями — программа рассчитывает заработную плату, бонусы, не допуская ошибок при расчете.

Если вы работаете с большими объемами документов, автоматизированное ПО также поможет вам упростить процесс их хранения.

Какие HR-процессы нельзя автоматизировать

Автоматизация HR бизнес-процессов невозможна в следующих аспектах:

• личные беседы — для этого требуется участие специалиста;
• эмоциональная поддержка — алгоритмы не могут заменить человеческое сочувствие в трудные моменты для сотрудников;
• решение сложных вопросов — нужно глубоко вникать в ситуацию, чтобы принять правильное решение.

Также возникают сложности с задачами по созданию культуры компании — они часто требуют активного участия людей.

Как внедрить автоматизацию HR-процессов: этапы

Вот инструкция по автоматизации найма:

1. Проанализируйте текущие процессы. Сюда входит подбор персонала, адаптация новых сотрудников, оценка эффективности работы, обучение персонала, управление вознаграждениями, кадровое делопроизводство. Важно выявить все слабые места, которые стоит автоматизировать.
2. Выберите подходящую систему. Это должна быть программа, которая наилучшим образом соответствует потребностям компании. Следует учитывать такие факторы, как функциональность, удобство использования, интеграция с другими системами, стоимость, техподдержка.
3. Подготовьтесь к внедрению. Поработайте над инфраструктурой, обучите персонал работе с новым ПО, создайте необходимые документы. Также важно учесть возможные риски, которые могут возникнуть при внедрении системы, а также разработать план действий по их устранению.
4. Проведите тестирование и отладку. Нужно убедиться, что в работе программы не возникает ошибок. В случае их обнаружения ошибок нужно сразу их исправить.
5. Запустите систему. Это последний этап, когда персонал начинает работать с новой программой, используя все ее возможности для оптимизации своих рабочих процессов.

Важно регулярно проводить мониторинг, анализировать результаты, чтобы вовремя вносить улучшения в соответствии с изменениями в бизнес-процессах компании.

Как выбрать сервис

Выбирая программу для автоматизации процесса подбора персонала, в первую очередь обратите внимание на ее функциональность. Убедитесь, что в ней есть все необходимые вам функции, в том числе управление персоналом, развитие сотрудников, учет рабочего времени. Изучите, какие меры безопасности принимает провайдер для защиты ваших данных от несанкционированного доступа.

Если вы работаете с другими программами, проверьте возможность интеграции выбранного сервиса с ними. Это, например, CRM или ERP. Также проверьте, есть ли у продукта хорошая техническая поддержка, которая поможет решить любые проблемы или вопросы.

Обязательно почитайте отзывы пользователей: проверьте, что они пишут о данном сервисе, его удобстве, интерфейсе, технической поддержке.

Удобные HR-системы

Какие они, удобные программы для HR? Прежде всего они должны быть понятными в использовании, чтобы любой сотрудник мог быстро найти нужную информацию. Важен и функционал — должны быть все необходимые инструменты для работы с персоналом: от ведения кадрового делопроизводства до анализа эффективности сотрудников.

Программа должна обеспечивать безопасность данных, защищая их от несанкционированного доступа или утечки. Важно, чтобы она масштабировалась, то есть имела возможность обрабатывать большие объемы информации. Немаловажный фактор — поддержка интеграции с другими системами, что позволит упростить процесс обмена данными между различными подразделениями компании.

Программы для рекрутинга

Вот несколько видов ПО, которое устанавливается на компьютер:

1. Potok (Huntflow). Позволяет автоматизировать подбор персонала, включает в себя инструменты для рекрутинга и ATS.
2. FriendWork Recruiter. Это CRM-система для рекрутеров, позволяющая управлять базой кандидатов, а также взаимодействовать с ними.
3. E-Staff. Относится к профессиональным решениям, включает модули для рекрутинга и HRM

Такие системы подходят в том числе для автоматизации работы HR с самозанятыми. Это удобно: можно упростить процесс управления такими работниками, снизить риски ошибок и нарушений законодательства, а также повысить эффективность взаимодействия с удаленными сотрудниками.

Онлайн-сервисы для рекрутинга

Вот список таких платформ:

1. Хантфлоу. Предоставляет удобные инструменты для работы с кандидатами.
2. Хедхантер. Популярная в России платформа для поиска работы и найма сотрудников, которая предлагает услуги по размещению вакансий.
3. LinkedIn Recruiter. Система для профессионального рекрутинга, позволяет искать кандидатов, связываться с ними.
4. AmazingHiring. Это инструмент для поиска IT-специалистов, предоставляет аналитику и статистику по рынку труда.
5. Workable. Такая система предназначена для управления процессом найма, она включает инструменты для публикации вакансий, а также сбора резюме.

Одно из главных преимуществ онлайн-сервисов для рекрутинга заключается в том, что они позволяют проводить поиск кандидатов на вакансии в режиме реального времени. Кроме того, платформы для рекрутинга предоставляют возможность автоматизировать процесс отбора кандидатов. Например, некоторые из них используют алгоритмы машинного обучения для анализа профилей соискателей.

Онлайн-сервисы удобно использовать для привлечения большого числа потенциальных кандидатов, что повысит вероятность выбора наиболее подходящего сотрудника.

Как оценить эффективность автоматизации

Чтобы понять, хорошо ли работает автоматизация системы подбора персонала, вам нужно проверить несколько показателей. Например, сколько времени организация затрачивает на выполнение рутинных задач — заполнение документов, обработка заявок.

Также оцените качество работы, насколько оно улучшилось, уменьшилось ли число ошибок. Обратите внимание на уровень удовлетворенности сотрудников — увеличилась ли она благодаря высвобождению времени для выполнения более важных задач.

Проверьте, удается ли экономить время и деньги за счет уменьшения количества ошибок, а также повышения эффективности работы. Проанализируйте производительность — ускорились ли процессы.

Что делать, если автоматизация HR не работает

Оценка показателей HR-программы иногда выдает неутешительные результаты. Если вы обнаружили отсутствие прогресса, возможно, у вас не было четкого понимания целей и задач. Соответственно, нужно их определить.

Еще одна возможная проблема — неправильный выбор инструментов. Некоторые программы могут не соответствовать потребностям компании или быть слишком сложными для использования. Выберите другое ПО и попробуйте работать с ним.

У некоторых компаний прогресс отсутствует из-за недостаточной подготовки персонала. Сотрудники должны понимать, как использовать новые инструменты, какие результаты они могут получить от них. Для этого нужны тренинги.

Любой организации важно уделить внимание не только процессу найма сотрудников — параллельно нужно заниматься продвижением бизнеса на рынке. Предлагаем вам создать сайт под ключ в Вебтроникс. Мы работаем с самыми разными проектами, от одностраничников до крупных веб-сервисов.