Тайм-менеджмент: как успевать больше за меньшее время

Каждому специалисту независимо от его сферы деятельности нужно уметь грамотно распределять свое рабочее время. Планирование задач помогает человеку избегать переутомления, не срывать сроки, а также трудиться без спешки, которая увеличивает вероятность ошибок. При этом нужно не забывать об отдыхе. Обо всем этом мы и поговорим в этой статье.

Что такое тайм‑менеджмент

Тайм менеджмент — это, простыми словами, умение управлять своим временем так, чтобы успевать делать все важные дела. Это ценный навык, позволяющий увеличить продуктивность работы. Каждому человеку нужно найти индивидуальный подход к управлению временем, который будет наиболее удобным именно для него. Если каждый сотрудник компании научится управлять временем, то он будет планировать свой день правильно, расставив приоритеты. А значит, общие цели команды будут достигнуты в установленные сроки.

Зачем нужно управлять временем

Вот несколько причин, почему важно применять принципы тайм-менеджмента:

1. Повышение продуктивности. Сотрудник может сосредоточиться на приоритетных задачах, не отвлекаясь от работы над ними. Так он выполняет больше дел за меньшее количество времени, что повышает общую производительность команды.
2. Уменьшение стресса. Когда время распределено равномерно, можно работать спокойно, имея четкий план действий. Задания не накапливаются к дедлайну, так что работник уверен: он все успеет вовремя.
3. Лучшая организация рабочего процесса. Тайм-менеджмент помогает структурировать рабочий день, разбивая большие проекты на мелкие этапы. Итог — меньше хаоса, больше контроля над задачами.
4. Качество выполнения задач. У специалиста появляется возможность уделять достаточно времени каждому заданию. Это положительно сказывается на качестве труда.
5. Баланс между работой и личной жизнью. Человек успевает при продуктивной работе отдыхать, занимаясь личными делами. Это улучшает его самочувствие, снижает риск эмоционального выгорания.

При этом у сотрудника появляется преимущество перед другими — у него больше шансов на развитие карьеры. Руководство особо отмечает подчиненных, работающих организованно.

Что такое навыки тайм-менеджмента?

Тайм-менеджмент, то есть управление временем, может включать в себя множество методов. Но независимо от того, какой подход выберет сотрудник, он в любом случае приобретает полезные навыки. Самый главный из них — умение контролировать время и отслеживать, сколько времени уходит на выполнение различных задач. Это помогает понять, какие процессы можно автоматизировать, что лучше поручить коллегам.

Наряду с этим навыком у человека формируются дополнительные, в том числе эффективная организация рабочего пространства. Он делает свое рабочее место удобным, систематизирует документы, регулярно проводит уборку. Когда все нужное находится под рукой, это экономит время на их поиск.

Принципы управления временем

Основные принципы тайм-менеджмента:

1. Постановка целей. Они должны быть конкретными, при этом для каждой из них устанавливается срок выполнения. Например, вместо «сделать проект» лучше поставить цель «завершить первую часть проекта к концу недели».
2. Приоритизация задач. Нужно выделить те, которые нужно выполнить в самое ближайшее время. Остальные дела можно отодвинуть на второй план, но важно также четко определить для них время выполнения.
3. Планирование дня/недели. Составить список задач можно накануне вечером или утром перед началом рабочего дня. Будет не лишним оставить буферное время на непредвиденные обстоятельства.
4. Фокусировка на одной задаче. Многозадачность часто снижает эффективность работы. Лучше сосредоточиться на выполнении одного дела до его завершения, а затем переходить к следующему.
5. Делегирование. Если есть такая возможность, лучше поручать некоторые задачи коллегам или подчиненным. Делегирование освобождает время для выполнения более важных заданий, в том числе стратегических.
6. Управление отвлечениями. Прокрастинация снижает продуктивность. Чтобы не отвлекаться от дела, стоит отключить уведомления на телефоне и компьютере. Тем, кто работает удаленно, лучше выбирать тихие места.
7. Оценка прогресса. Сотрудникам нужно регулярно проверять, сколько времени уходит на разные виды деятельности. Это позволит понять, где можно оптимизировать процессы.

И помните: управление временем всегда подразумевает баланс между работой и отдыхом. Усталость понижает продуктивность, а если человек переутомляется часто, он может выгореть. Важно находить время для отдыха, физических упражнений, общения с близкими.

Плюсы и минусы тайм менеджмента

Соблюдение правил тайм-менеджмента позволяет сотруднику получить следующие преимущества:

1. Повышение продуктивности. Грамотно планируя свое время, работник может выполнять больше задач за тот же период времени. Это особенно важно при работе над проектами с жесткими сроками.
2. Уменьшение стресса. Четкое планирование помогает избежать перегрузки. Зная, сколько времени у тебя есть на выполнение задания, легче сохранять спокойствие и сосредоточенность.
3. Освобождение времени для отдыха. Если человек эффективно управляет своим рабочим временем, он может оставить достаточно времени для хобби, семьи, встреч с друзьями.
4. Развитие самодисциплины. Регулярное использование принципов тайм-менеджмента способствует развитию ответственности. Сотрудник учится лучше контролировать себя.
5. Четкая расстановка приоритетов. С помощью планирования проще определить, какие задачи важнее других. Это снижает риск того, что приоритетные дела будут отложены «на потом».
6. Эффективность в достижении целей. Постановка конкретных сроков и этапов выполнения заданий помогает двигаться к целям последовательно. Это увеличивает вероятность их достижения.
7. Экономия ресурсов. Задачи выполняются с минимальными затратами усилий. Например, вместо того чтобы работать весь день без перерыва, можно разбить работу на несколько коротких сессий с перерывами.

Минусы у тайм-менеджмента тоже есть:

1. Необходимость строгого соблюдения плана. Иногда планы приходится менять. Если слишком жестко следовать расписанию, это может вызывать стресс и разочарование, когда что-то идет не так.
2. Риск чрезмерного контроля. Отслеживание каждого шага может привести к излишней тревожности. Человек начинает беспокоиться о том, насколько точно он следует плану, даже если отклонения незначительны.
3. Потеря гибкости. Чрезмерное планирование может сделать человека менее адаптивным к изменениям. В работе важно уметь быстро реагировать на новые обстоятельства, а жесткие рамки могут этому мешать.
4. Ограничение креативности. Некоторые творческие процессы требуют свободы, легкости, спонтанности. Жесткий график же будет подавлять вдохновение, ограничивать возможность экспериментирования.
5. Время на самоорганизацию. Внедрение тайм-менеджмента требует времени и усилий. Нужно научиться использовать инструменты планирования, вести записи, анализировать результаты — это дополнительная нагрузка.
6. Эффект выгорания. При неправильном подходе к тайм-менеджменту человек может начать работать на износ, пытаясь втиснуть все задачи в минимальное количество времени. Это может привести к эмоциональному выгоранию.

Важно также учесть, что четкое планирование подходит не для всех профессий. Например, в творчестве или научных исследованиях трудно заранее предсказать, сколько времени займет та или иная задача. 

Мифы о тайм-менеджменте

Миф 1: Тайм-менеджмент нужен только занятым людям

Казалось бы, зачем нужен тайм-менеджмент тем, у кого много свободного времени? Но на самом деле управление временем полезно всем, независимо от уровня занятости. Даже если у вас не так много дел, грамотная организация поможет вам достичь целей быстрее и с меньшими усилиями.

Миф 2: Тайм-менеджмент означает работу без отдыха

Правильное применение такого подхода включает в себя планирование перерывов и отдыха. Чередование помогает поддерживать высокий уровень продуктивности, а также избегать выгорания.

Миф 3: Тайм-менеджмент требует жесткого планирования каждого момента

Конечно, жесткое планирование может привести к стрессу и снижению гибкости. Но здесь важно развить в себе навык находить баланс между структурированным подходом и возможностью адаптироваться к изменениям.

Миф 4: Тайм-менеджмент делает жизнь скучной и предсказуемой

Грамотное управление временем позволяет освободить больше времени для хобби, общения с семьей, прогулок с друзьями. Жизнь остается насыщенной.

Миф 5: Все задачи должны выполняться строго по плану

В работе могут возникать неожиданности, поэтому важно уметь корректировать планы в зависимости от обстоятельств. Гибкость — ключ к успешному управлению временем.

Миф 6: Тайм-менеджмент подходит только для офисных работников

Тайм-менеджмент универсален. Он применим в любой сфере деятельности, будь то учеба, спорт, творчество или личная жизнь.

Эффективные методы планирования

Может показаться, что достаточно знать азы тайм-менеджмента — зачем нужно еще использовать какие-то методы? Но если вы хотите правильно применять эти принципы, вам стоит выбрать для себя конкретный подход и следовать ему. Есть много готовых методик, разработанных опытными специалистами.

Pomodoro

Это популярный метод помидора в тайм-менеджменте, который был разработан еще в 1980-х годах. Основная идея — разделение работы на короткие интервалы времени с короткими перерывами между ними. Нужно установить таймер на 25 минут и полностью сосредоточиться на задаче. После сигнала вы делаете короткий перерыв (обычно около 5 минут). Далее цикл повторяется. После четырех 25-минутных блоков делается длинный перерыв в 15–30 минут.

90 на 30

Согласно этому подходу нужно работать над задачей в течение 90 минут, а затем сделать 30-минутный перерыв. Идея основана на исследованиях, показывающих, что человек наиболее эффективно работает именно в таком ритме. В частности, этот подход опирается на естественные биоритмы организма, так что он помогает поддерживать высокий уровень концентрации. Во время получасового перерыва лучше всего погулять или сделать физические упражнения. 

Принцип трех дел

Этот принцип фокусируется на выборе трех самых важных задач на день. Сотруднику нужно бросить все свои силы исключительно на выполнение этих дел до их полного завершения. После завершения работы над ними можно переходить к менее важным заданиям или же просто расслабиться. Эта техника помогает избежать многозадачности — человек может сосредоточиться на действительно значимых вещах, снижая риск перегруженности.

GTD (Getting Things Done)

Приверженцы техники GTD стремятся освободить свой ум от лишних мыслей о незавершенных делах. Этому способствует систематизация всех обязательств. Сначала нужно собрать список задач в одном месте, затем решить, какие действия нужно предпринять для каждой из них. После этого нужно разделить дела по категориям (например, срочные/несрочные, важные/неважные), а затем выполнять их согласно приоритетам. Список регулярно корректируется.

ZTD

ZTD (Zen To Done) — это метод тайм-менеджмента, который является упрощенной версией GTD. Акцент делается на минимализме, а также осознанном подходе к планированию. Опять же, все задачи собираются в одном списке, но при этом используется меньше категорий. Сотрудник сводит к минимуму количество дел, концентрируясь на самом важном. Практикуется именно осознанный выбор действий. Процесс становится более понятным, без излишней сложности.

Канбан

Тактика появилась в компании Toyota — ее разработали для повышения эффективности производства. Она основана на визуализации задач и их состояния через доску с колонками «Запланировано», «В работе», «Завершено». Это помогает видеть весь процесс работы, поэтому сотрудники не испытывают перегрузки. В одной колонке описывается несколько заданий. Их не должно быть слишком много, иначе людям придется работать в режиме многозадачности.

Fresh or Fried

Дословный перевод: «Свежий или Жареный». Прием предполагает приоритизацию задач в зависимости от их срочности и важности, чтобы избежать откладывания важных дел на потом. Все задачи делятся на две категории:

1. Fresh (важные),
2. Fried (менее важные).

Такой подход позволяет сотрудникам верно расставить приоритеты, избежать прокрастинации, а также сделать планирование работы более гибким.

Zero Inbox

«Нулевой ящик входящих» — это техника управления электронной почтой, которая направлена на то, чтобы почтовый ящик всегда оставался пустым. Основная идея заключается в том, чтобы обрабатывать каждое письмо сразу после получения. Каждый раз, когда приходит новое сообщение, сотрудник может ответить на него немедленно либо перенести задачу в список дел. Можно отложить на позже, но с напоминанием. А если письмо не имеет важной информации, оно сразу удаляется.

Автофокус

Суть метода заключается в использовании списка задач без строгого расписания. Вы просто выбираете наиболее важное дело из списка и работаете над ним, следуя интуиции. Прием очень гибок, что позволяет адаптироваться под изменяющиеся обстоятельства. Это хороший вариант для людей, которым сложно следовать жесткому плану. Чтобы начать применять автофокус, нужно создать список задач, а затем работать над ними в произвольном порядке.

Матрица Эйзенхауэра

Инструмент позволяет четко понимать, какие задачи действительно важны, а какие можно отложить. Матрица Эйзенхауэра в тайм-менеджменте подразумевает разделение дел по двум критериям: важность и срочность. Задания распределяются по четырем квадрантам матрицы:

1. Важные срочные,
2. Важные несрочные,
3. Неважные срочные,
4. Неважные несрочные.

Преимущество техники — предотвращение стресса от постоянных дедлайнов.

4D

Подход основывается на четырех категориях:

1. Do (делай) — срочные задачи;
2. Decide (решай) — то, что требует изначально принятия решения;
3. Delegate (делегируй) — дела, которые стоит перепоручить;
4. Delete (удаляй) — все, что незначительное, что можно не выполнять.

Этот подход помогает расставить приоритеты среди дел и определить, к каким стоит приступить немедленно, а какие можно отложить или делегировать другим людям.

Хронометраж

Это техника анализа использования своего времени, для применения которой специалистам нужно вести специальные записи. Они должны отмечать, сколько времени у них уходит на различные виды деятельности. Хронометраж позволяет выявить неэффективные привычки и понять, где теряется время. На основе этих данных можно оптимизировать рабочий процесс, улучшить продуктивность.

Временные блоки

Принцип заключается в разделении дня на временные отрезки, каждый из которых посвящен определенному виду деятельности. Например, час на чтение электронной почты, два часа на работу над проектом, полчаса на отдых. Такая методика помогает сосредоточиться на одной задаче в один период времени. Соответственно, сотрудники могут избежать многозадачности, которая часто снижает эффективность работы.

Система Тима Феррисса

Американский писатель Тим Феррисс разработал свою систему под названием «80/20». Она основана на известном принципе Парето, который гласит, что 80% результатов достигаются благодаря 20% усилий. Суть подхода состоит в том, чтобы сосредоточиться на тех немногих действиях, которые приносят наибольшую отдачу. При этом человек минимизирует усилия на остальные задачи.

Лягушки или слоны

Что такое лягушка в тайм-менеджменте? Такое определение дают неприятным или сложным задач, откладывание которых вызывает стресс. Метод предлагает начинать день с выполнения самых трудных дел, то есть «поедания лягушек». Цель специалиста — освободить себя от напряжения и повысить мотивацию на оставшийся день. Слонами же называют крупные проекты, которые лучше разбивать на маленькие части для их постепенного решения.

Правило 10 минут

Прием был придуман для того, чтобы было легче справляться с задачами, которые кажутся слишком сложными или скучными для начала. Суть правила заключается в том, чтобы посвятить такому делу всего лишь 10 минут. Если за это время вам удастся втянуться в процесс, вы продолжаете работу. Если нет — прекратите выполнение задачи, вернувшись к ней позже. Это правило помогает преодолеть прокрастинацию.

Принцип Парето

Мы уже упоминали этот подход выше. Согласно этому принципу, 80% результатов достигаются благодаря 20% усилий. Чтобы применить его к планированию времени, нужно сосредоточиться на тех делах, которые приносят наибольшую отдачу. Специалист может выявить ключевые задачи дня, которые окажут наибольшее влияние на конечный результат. Именно им стоит уделить больше внимания, оставив менее важные дела на потом.

Закон Паркинсона

Этот закон гласит, что работа занимает ровно столько времени, сколько на нее отведено. То есть, если у вас есть целый день на выполнение задания, скорее всего, это займет весь этот день. Чтобы избежать таких ситуаций, стоит устанавливать жесткие временные рамки для выполнения каждой задачи. Таким образом, вы будете работать эффективнее, быстрее завершая проекты.

Интеллект-карты

Это визуальный инструмент для структурирования информации и планирования. С помощью интеллект-карт можно разбивать сложные задачи на подзадачи, выделять приоритеты. При этом вы видите общую картину проекта. Эта методика особенно полезна для творческих людей. Также ее оценят те, кто предпочитает наглядность спискам.

Принцип «девяти дел», или принцип «1–3–5»

Обе техники тайм-менеджмента помогают организовать рабочий день таким образом, чтобы достичь максимальной продуктивности. Согласно принципу «девяти дел», каждый день следует планировать девять задач: три важные, три средние и три мелкие. Прием «1-3-5» похож на предыдущий, но он немного проще: каждый день вы планируете одно важное дело, три средних и пять мелких. Методики позволяют сбалансированно распределить нагрузку.

Метод ABCDE

Каждая задача классифицируется по буквам от A до E в зависимости от ее важности:

• A — самые важные задачи, невыполнение которых может привести к серьезным последствиям.
• B — менее важные дела, но их выполнение также желательно.
• C — задания, которые можно отложить без особых последствий.
• D — делегируемая работа.
• E — все незначительное, что делать не обязательно.

Метод ABCDE позволяет сосредоточиться на самых важных делах. При этом человек не тратит время на действия, не имеющие значения.

POSEC

Аббревиатура расшифровывается как:

• P — Prioritize (Приоритеты),
• O — Organize (Организация),
• S — Streamline (Оптимизация),
• E — Economize (Экономия ресурсов),
• C — Contribute (Вклад)

Прием направлен на структурирование рабочего процесса через определение приоритетов, организацию работы, оптимизацию процессов, экономию ресурсов. Человек вкладывается в конечный результат, управляя своим временем комплексно, с учетом всех аспектов деятельности.

COPE

Метод COPE основан на четырех принципах:

• C — Collect (Сбор информации),
• O — Order (Упорядочение),
• P — Plan (Планирование),
• E — Execute (Выполнение).

Сначала собирается вся необходимая информация о предстоящих задачах, затем она упорядочивается по степени важности. После этого составляется план действий. Только после этого начинается выполнение работы.

Диаграмма Ганта

Диаграммы Ганта используются для визуализации планов проектов. Они представляют собой горизонтальные полосы, каждая из которых соответствует определенной задаче или этапу проекта. Полосы располагаются вдоль временной шкалы, показывая начало и окончание каждой задачи, а также взаимосвязь между ними. Подход удобно использовать при управлении проектами.

Подготовка с вечера

Этот подход в тайм-менеджменте применяется для того, чтобы начинать новый день с четким пониманием того, какие задачи нужно решить. Специалист вечером продумывает план, то есть утром ему не нужно тратить время на размышления. Есть бонус — ночью мозг может обработать информацию и предложить новые идеи, поэтому утром вы будете готовы действовать эффективно. 

Хотя бы несколько минут

Иногда у нас нет возможности посвятить много времени планированию, но даже несколько минут могут оказаться полезными. Методика «Хотя бы несколько минут» предполагает выделение хотя бы небольшого количества времени каждый день для составления списка задач. Даже пара минут на обдумывание приоритетов помогут вам избежать хаоса, что позволит повысить эффективность работы.

Дедлайны

Установление конкретных сроков выполнения задач — отличный способ мотивировать себя работать. При этом человек не откладывает дела на потом, избегает прокрастинации. Дедлайны нужны для того, чтобы сосредоточиться на важном. Но необходимо устанавливать реалистичные сроки, чтобы не перегружать себя, однако при этом успевать выполнять все задачи вовремя.

Мелкие задачи

Суть — разбить крупные проекты на мелкие подзадачи. Так дела выглядят менее пугающими, человеку становится легче контролировать процесс их выполнения. Пошаговое движение вперед создает ощущение прогресса, повышает мотивацию. Например, вместо одной большой задачи «Написать отчет» разбейте ее на три шага: «Собрать данные», «Составить структуру отчета», «Написать введение».

Сделать завтра

Этот принцип основан на идее отложить некоторые задачи на следующий день, если они не являются срочными или важными прямо сейчас. Такой подход помогает освободить умственное пространство для концентрации на текущих делах. Однако важно помнить, что откладывание должно быть осознанным и контролируемым, иначе есть риск накопить слишком много дел.

Метод Дэна Кеннеди

Такая методика тайм-менеджмента основана на идее приоритизации задач и выделения времени для наиболее важных дел. Каждое утро нужно выделять самые важные задачи для бизнеса на день. Сначала выполняйте именно эти три ключевые дела, а затем переходите к менее приоритетным. Метод предполагает выполнение одной задачи за раз, чтобы достичь максимальной концентрации. Продуктивность оценивается только по достижению значимых результатов.

Якорь

Техника строится на создании регулярных привычек, которые помогут вам лучше управлять своим временем. Сначала создается утренний и вечерний ритуал — первый включает планирование дня, второй — составление плана на следующий день. В течение дня вы можете устанавливать временные маркеры («якоря»), которые будут напоминать вам о необходимости переключаться между разными видами деятельности. 

Bullet Journal

Тактика сочетает в себе элементы ежедневного планировщика, списка дел и личного дневника. При ведении записей каждую из них нужно делать кратко, в виде «пуль» (bullets), быстро фиксируя мысли. Вся информация структурируется через индексы, коллекции и ключи, что облегчает поиск нужной информации. Специалист сам создает структуру своего журнала, добавляя те разделы, которые нужны именно ему. Важный элемент — регулярная рефлексия, пересмотр целей.

Способы контроля в тайм-менеджменте

Независимо от того, какие методы тайм-менеджмента вы выбираете, вам нужно уделить особое внимание контролю собственной деятельности. Важна самодисциплина, а также внешний контроль, обеспечивающий поддержку со стороны. Некоторые дела нужно уметь делегировать другим специалистам, что тоже непросто.

Внутренний контроль

Основные элементы внутреннего контроля включают:

1. Постановка четких целей. Это помогает лучше понимать, куда двигаться, какие задачи нужно выполнять в первую очередь.
2. Планирование времени. Создание плана задач на день/неделю/месяц позволяет избегать прокрастинации.
3. Самоанализ. Регулярная оценка собственных успехов и неудач помогает выявлять слабые места, чтобы работать над их улучшением.
4. Дисциплина. Умение следовать установленному плану, привычка соблюдать дедлайны без внешнего давления.
5. Управление мотивацией. Поиск внутренних источников мотивации для поддержания интереса к работе.

Также каждому человеку нужно отслеживать свой прогресс с помощью ведения дневника или с использованием специальных приложений.

Внешний контроль

Основные аспекты внешнего контроля:

1. Ответственность перед другими. Работа в команде или под руководством требует соблюдения сроков, а также выполнения обязательств перед коллегами или начальством.
2. Поощрения и наказания. Использование систем вознаграждения за успешную работу и санкций за невыполнение задач может стимулировать эффективность.
3. Использование технологий. Приложения для планирования, трекеры времени, напоминания помогают управлять временем, поддерживать дисциплину.
4. Мониторинг со стороны руководства. В организациях часто используются системы мониторинга производительности сотрудников, чтобы следить за выполнением задач.
5. Контракты и соглашения. Заключение договоров с обязательствами по срокам выполнения работ также способствует внешнему контролю.

Также к внешнему контролю можно отнести обратную связь от окружающих — получение отзывов от коллег, друзей или наставников о своей продуктивности.

Правила эффективного делегирования полномочий

К основам тайм-менеджмента также можно отнести умение делегировать, то есть передавать рутинные задачи другим сотрудникам. Если делать это правильно, то можно значительно повысить производительность команды. Вот несколько правил для успешного делегирования:

1. Выбирайте правильных людей. У вашего заместителя должно быть достаточно навыков для выполнения работы. Важно учитывать не только профессиональные качества, но и личные особенности сотрудника: его мотивацию, уровень ответственности.
2. Четко формулируйте задание. Объясните работнику, что именно от него требуется, какие результаты ожидаются, в какой срок нужно завершить работу. Используйте конкретные критерии успеха. Чем яснее будет поставленная цель, тем меньше вероятность недоразумений.
3. Предоставляйте ресурсы. Убедитесь, что у специалиста есть все необходимые инструменты. Также предоставьте ему достаточные полномочия для принятия решений в рамках проекта. Это поможет избежать лишних согласований, а еще ускорить процесс работы.
4. Обучайте и поддерживайте. Если сотрудник впервые сталкивается с подобной задачей, обеспечьте его поддержкой. Обучение может включать инструктаж, предоставление учебных материалов или проведение тренингов. Поддержка важна на всех этапах выполнения задания.
5. Контролируйте выполнение, но не вмешивайтесь. Установите промежуточные контрольные точки, чтобы отслеживать прогресс без излишнего вмешательства в рабочий процесс. Регулярные встречи помогут убедиться, что работа идет по плану.

Важно предоставлять заместителю обратную связь, чтобы в будущем он смог учесть свои ошибки. Похвала за хорошо выполненную работу также очень важна для мотивации.

Тайм-менеджмент по хронотипу

Такой подход предполагает учет индивидуальных биоритмов человека. Основные типы хронотипов:

• Жаворонки. Рано встают и рано ложатся спать. Они обычно максимально продуктивны утром.
• Совы. Предпочитают поздно вставать и поздно ложиться. Их максимальная активность приходится на вечерние и ночные часы.
• Голуби. Промежуточный тип между жаворонками и совами. Такие люди могут эффективно работать как утром, так и днем.

Жаворонкам стоит планировать день так, чтобы успеть больше до обеда. На это время стоит оставить сложные задания, требующие концентрации. А вечером жаворонкам стоит планировать следующий день. Совам же лучше все самое сложное оставлять на вечер. Что касается голубей, то у них нет четкого пика активности, поэтому они могут адаптировать свой рабочий процесс под обстоятельства. Для них важно регулярно делать перерывы, чтобы поддерживать высокий уровень продуктивности.

Пожиратели времени

Пожиратели времени — это факторы, которые отвлекают от работы. Чаще всего это социальные сети и мессенджеры, где люди отвечают на сообщения, читают новости, смотрят видео. Нужно установить временные лимиты на использование соцсетей, отключить уведомления или использовать специальные приложения для блокировки доступа к ним в определенные периоды. Подобные проблемы возникают также у активных пользователей электронной почты. Им нужно выделить определенное время для проверки писем.

Существуют также неочевидные пожиратели времени. Мы помним, что суть метода тайм-менеджмента — умение все успевать без переутомления. Перегрузка может возникать из-за многозадачности, когда человек пытается делать сразу несколько дел одновременно. Еще один пожиратель времени — неорганизованность, то есть отсутствие четкого плана действий. В этот же список можно включить перфекционизм, самокритику, бесполезные совещания, неподходящие инструменты (например, устаревшие программы).

Инструменты и сервисы для тайм-менеджмента

Вот несколько помощников для управления временем:

1. To-do списки. С помощью сервиса Todoist или приложения Microsoft To Do можно планировать задачи, устанавливать сроки их выполнения, создавать напоминания.
2. Календари. Удобно использовать Google Calendar, позволяющий планировать встречи, события и задачи, а также делиться ими с другими пользователями.
3. Сервисы для трекинга времени. Это приложения для отслеживания времени — Toggl Track, RescueTime, Clockify. Можно проверить не только то, как долго вы выполняете каждое задание, но и сколько времени вы проводите на различных сайтах.
4. Приложения для фокусировки. Направлены на минимизацию отвлекающих факторов. Два известных приложения для тайм-менеджмента: Forest и Freedom. Они временно блокируют доступ к отвлекающим сайтам.
5. Цифровые заметки. Помогают хранить в одном месте важные заметки. Можно использовать следующие инструменты — Evernote, OneNote, Simplenote.

Если над задачами трудится целая команда, то стоит использовать дополнительные инструменты, которые нужны для назначения задач отдельным специалистам, а также контроля дедлайнов. Это Trello, Asana или Monday.com.

Дополнительно можно использовать такие инструменты тайм-менеджмента, как интеллектуальные помощники. Например, голосовой помощник Google Assistant, который помогает управлять расписанием, напоминаниями. Также он может самостоятельно отправлять сообщения. Аналоги этого инструмента — Amazon Alexa и Cortana (для Windows).

Основные ошибки в тайм-менеджменте

Вот несколько наиболее распространенных ошибок:

1. Отсутствие четких приоритетов. Не нужно пытаться сделать все сразу. Важно уметь расставлять приоритеты, чтобы сосредоточиться на самых важных делах. От многозадачности лучше отказаться.
2. Недостаток планирования. Отсутствие списка задач на день или неделю вызывает хаос. Нужно создать план с учетом резерва времени на непредвиденные обстоятельства.
3. Неумение делегировать. Это приводит к перегрузке, а также неэффективному использованию ресурсов. Делегирование же помогает освободить время для более важных дел.
4. Неправильное распределение времени. Ошибка заключается в том, что на выполнение простых задач тратится слишком много времени, а сложные откладываются на потом.
5. Игнорирование перерывов. Понятие тайм-менеджмента включает в себя не только труд, но и отдых. В расписание должны быть включены регулярные перерывы для восстановления сил.
6. Недооценка времени на выполнение задач. На каждое задание стоит заложить дополнительное время, чтобы планы не срывались. Иначе важные дела останутся невыполненными.
7. Отсутствие гибкости. Жесткое следование плану без учета изменений обстоятельств может стать проблемой. Важно уметь адаптироваться к новым условиям, корректируя свои планы.

Кроме того, каждый сотрудник должен следить за дисциплиной самостоятельно, не отвлекаясь постоянно на проверку соцсетей или почты. А еще важно помнить, что излишнее стремление к идеалу будет замедлять процесс выполнения задач. Если времени мало, не нужно пытаться доводить каждое дело до идеала.

Руководству компании стоит внедрить специальные инструменты, которые помогут упростить процесс отлаживания внутренних процессов. Один из них — это ERP-система, разработку которой вы можете заказать в нашей компании. Она не только помогает распределить нагрузку на разные отделы, но и упрощает формирование управленческих графиков, отслеживание стадии проектов, анализ маржинальности, расчет KPI и многие другие процессы.